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6. April 2021

So erlan­gen Sie mit TBM Kos­ten­trans­pa­renz in Ihrer IT

Ent­schei­dun­gen über IT-Ratio­na­li­sie­rungs- oder Trans­for­ma­ti­ons­pro­jek­te müs­sen von Port­fo­lio­ma­na­gern auf der Grund­la­ge von Kenn­zah­len getrof­fen wer­den. Appli­ka­ti­ons­kos­ten, als eine der wich­tigs­ten Kenn­zah­len, steht den Ent­schei­dern in Unter­neh­men oft nur auf Basis von gro­ben Schät­zun­gen zur Ver­fü­gung.  

Aus unse­rer Erfah­rung zeigt die Rea­li­tät noch heu­te, dass die­se Kenn­zahl in vie­len Unter­neh­men nicht kor­rekt oder nur grob bekannt ist.  

Es kommt zu fal­schen Ent­schei­dun­gen. Pro­jek­te wer­den umge­setzt, wel­che nicht die erhoff­ten Ein­spar­run­gen brin­gen. Inves­ti­tio­nen wer­den zurück­ge­stellt, weil noch immer in vie­len Unter­neh­men kei­ne Trans­pa­renz über poten­zi­el­le Ein­spa­rungs­op­tio­nen im Betrieb von Appli­ka­tio­nen herrscht. IT-Kos­ten wer­den mit einer gro­ßen Unschär­fe auf Fach­be­rei­che umge­schla­gen oder bei gemein­sam genutz­ter IT durch z.B. Toch­ter­un­ter­neh­men nicht sau­ber ver­rech­net.    

Grund ist, dass die Kos­ten der IT nur mit viel admi­nis­tra­ti­ven und indi­vi­du­el­len Auf­wand erfasst wer­den und kei­nem ganz­heit­li­chen Ansatz fol­gen. Zwar haben eini­ge Berei­che, wie z.B. IT-Ser­vice­ma­nage­ment, Port­fo­lio­ma­nage­ment und der Betrieb ihre eige­nen Metho­den ent­wi­ckelt, um die Kos­ten für sich oder ihre Kun­den zu struk­tu­rie­ren, die­se sind aber nicht über­grei­fend und ver­gleich­bar. Zudem die­nen sie nur dem kon­kre­ten Zweck, für die sie benö­tigt wer­den.  

Eine ein­heit­li­che und über­grei­fen­de Kos­ten­trans­pa­renz ist damit nicht mög­lich.  

Beson­ders kri­tisch wird es, wenn die Zah­len der Jah­res­bud­get­pla­nung von Appli­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen und Port­fo­lio­ma­na­gern nach unter­schied­li­chen Metho­den zusam­men­ge­stellt und berich­tet wer­den. Davon mal abge­se­hen, dass die Erhe­bung der Daten ohne ein­heit­li­che Metho­de eben­falls sehr zeit­in­ten­siv ist. Wei­ter kommt es bei jeder zusätz­li­chen Zusam­men­füh­rung oder Ver­dich­tung der Daten zu neu­en Unschär­fen. Dies führt auto­ma­tisch dazu, dass mit künst­li­chen Puf­fern in Bud­gets gear­bei­tet wird.  

Klar ist dann auch, dass die IT es schwer hat, geplan­te Bud­gets gegen­über der Finanz­ab­tei­lung und den höhe­ren Ebe­nen im Unter­neh­men zu begrün­den und den Wert der IT auf­zu­zei­gen.  

Denn dies ist nur mög­lich, wenn die genau­en Kos­ten auf detail­lier­ter Ebe­ne immer mög­lichst aktu­ell bekannt sind. Nur dann kön­nen Bud­gets rea­lis­tisch geplant wer­den und Ent­schei­der in die Lage ver­setzt wer­den, aus­sa­ge­kräf­ti­ge Ver­glei­che durch­füh­ren zu kön­nen. Denn das geht nur, wenn die Stück­kos­ten der Appli­ka­ti­on und IT-Ser­vices (z.B. inter­ne und exter­ne War­tungs­kos­ten, Lizenz­kos­ten, Betriebs­kos­ten etc.) im Detail bekannt sind.  

Gelöst wer­den die­se Pro­ble­me mit der Ein­füh­rung eines IT Finan­cial Manage­ment. Hier hat sich die Dis­zi­plin Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment (TBM) bewährt. 

Was ist Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment? 

TBM ist die IT-Manage­ment Dis­zi­plin, die sich ganz­heit­lich mit dem Manage­ment der IT-Kos­ten beschäf­tigt. Es ermög­licht trans­pa­rent und nach­voll­zieh­bar den Wert der IT anhand der real ange­fal­le­nen Kos­ten zu bestim­men und hängt an jede IT-Leis­tung ein Preis­schild. TBM schafft so eine fak­ten­ba­sier­te Grund­la­ge, um über IT-Kos­ten, Inves­ti­tio­nen und Bud­gets zu spre­chen.  

Zie­le von TBM sind unter ande­rem 

  • Den Wert­bei­trag der IT inner­halb der Wert­schöp­fungs­ket­te zu bestim­men und auf­zu­zei­gen 
  • Der IT ein stan­dar­di­sier­tes Kos­ten­mo­dell zu lie­fern, über dass die Kos­ten und Inves­ti­tio­nen struk­tu­riert und nach­voll­zieh­bar zu jedem Bestand­teil einer IT-Leis­tung (z.B. Appli­ka­tio­nen­/IT-Ser­vices) auf­ge­führt wer­den kön­nen 
  • Schaf­fung einer Ver­gleich­bar­keit der Stück­kos­ten und Aus­ga­ben für IT-Leis­tun­gen inner­halb und außer­halb der Orga­ni­sa­tio­nen zur Ermitt­lung von Opti­mie­rungs­po­ten­zia­len 
  • Kla­re Kos­ten­kon­trol­le und Opti­mie­rung des Bud­get­ein­sat­zes in der IT, um sicher­zu­stel­len, dass das vor­han­de­ne Bud­get opti­mal ein­ge­setzt wird  
  • Schaf­fung einer Ver­gleich­bar­keit der IT-Kos­ten gegen­über den non-IT Kos­ten auf Ebe­ne der Geschäfts­fä­hig­kei­ten 

Wie ist TBM auf­ge­baut? 

Neben dem TBM Frame­work, wel­ches sich mit der ganz­heit­li­chen orga­ni­sa­to­ri­schen Ver­an­ke­rung von TBM im Unter­neh­men beschäf­tigt, sind das Modell und die Taxo­no­mie die Kern­ele­men­te von TBM. 

Das Modell defi­niert die grund­le­gen­den Schich­ten und die Ver­tei­lungs­rich­tung, um die IT-Kos­ten auf die ein­zel­nen Ele­men­te zu ver­tei­len. Unter­teilt ist das Modell dabei in die Finanz‑, IT- und Busi­ness­sicht. Gefüt­tert wird das Modell mit den kon­kre­ten Kos­ten aus der Finanz­buch­hal­tung (Gene­ral Led­ger). So wird sicher­ge­stellt, dass alle ange­fal­le­nen Kos­ten auch berück­sich­tigt wer­den. 

Abbil­dung 1: TBM Modell

Die Taxo­no­mie gibt eine ein­heit­li­che Spra­che und Klas­si­fi­ka­ti­on der IT-Kos­ten vor. Sie stellt sicher, dass eine Ver­gleich­bar­keit der Kos­ten inner­halb und über die unter­schied­li­chen Hier­ar­chie­stu­fen mög­lich ist. So kön­nen z.B. Kos­ten für ein­ge­setz­te Soft­ware­tech­no­lo­gien (wie Daten­ban­ken, Betriebs­sys­te­me etc.), Gesamt­kos­ten von unter­schied­li­chen Appli­ka­tio­nen, die den­sel­ben Funk­tio­na­li­täts­um­fang bereit­stel­len oder aber auch Kos­ten für den Kon­sum von IT-Ser­vices durch Fach­be­rei­che oder Kun­den ein­deu­tig mit­ein­an­der ver­gli­chen und ana­ly­siert wer­den. Die ein­heit­li­che Spra­che stellt hin­ge­gen sicher, dass IT und Busi­ness über die­sel­ben Inhal­te auf den jewei­li­gen Ebe­nen spre­chen.  

Dabei gibt TBM im Detail die Taxo­no­mie für die Cost Pools und IT Tower bereits vor, sodass eine ers­te Kos­ten­zu­wei­sung und somit ers­te Ergeb­nis­se schnell imple­men­tiert wer­den kön­nen. Dies schafft auch gleich eine poten­zi­el­le unter­neh­mens­über­grei­fen­de Ver­gleich­bar­keit der Kos­ten (Bench­mar­king), da hier ein ein­heit­li­cher Stan­dard herrscht. Für Appli­ca­ti­ons & Ser­vices, Busi­ness Capa­bi­li­ties und Busi­ness Units muss die Taxo­no­mie durch die unter­neh­mens­spe­zi­fi­schen Infor­ma­tio­nen ange­rei­chert wer­den. Die­se kön­nen zum Bei­spiel aus den Kata­log­wis­sen der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur ent­nom­men wer­den.  

Abbil­dung 2: TBM Taxo­no­mie

Wel­che Vor­tei­le haben Port­fo­lio­ma­na­ger mit TBM? 

Für Appli­ca­ti­on Port­fo­lio­ma­na­ger heißt das kon­kret, dass die Kos­ten aus den Cost Pools und IT Tower auf die jewei­li­ge Appli­ka­ti­on ver­teilt wer­den. Vor­tei­le für Port­fo­lio­ma­na­ger als auch für die jewei­li­gen Appli­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen sind unter ande­rem, dass  

  • die Kos­ten für eine Appli­ka­ti­on aktu­ell und immer auf­ruf­bar sind  
  • die rea­len Kos­ten auto­ma­ti­siert über eine ein­ma­lig imple­men­tier­te Ver­tei­lung direkt aus der Finanz­buch­hal­tung bereit­ge­stellt wer­den 
  • sicher­ge­stellt ist, dass die Kos­ten einer Appli­ka­ti­on immer nach der­sel­ben Metho­de auf die Appli­ka­ti­on flie­ßen 
  • eine Ver­gleich­bar­keit der Kos­ten von Appli­ka­tio­nen unter­neh­mens­weit mög­lich ist (wich­tig z.B. bei Mer­ger & Acqui­si­ti­on oder bei Instal­la­tio­nen von einer Appli­ka­ti­on für unter­schied­li­che Fach­be­rei­che oder Gesell­schaf­ten) 
  • ein­zel­ne Stück­kos­ten der Appli­ka­ti­on auf IT Tower aber auch Cost Pool Ebe­ne ver­gli­chen und so Opti­mie­rungs­po­ten­tia­le iden­ti­fi­ziert wer­den kön­nen 
  • Bud­gets, vor allem für jähr­lich wie­der­keh­ren­de Kos­ten, aus den tat­säch­li­chen ent­stan­de­nen Kos­ten der letz­ten Jah­re ein­fach abge­lei­tet und bereit­ge­stellt wer­den kön­nen 
  • Kenn­zah­len bzgl. OPEX, CAPEXTCO etc. sofort pro Appli­ka­ti­on oder Port­fo­lio auf­ruf­bar sind 

Abbil­dung 3: Über­blick über die CAPEX, OPEX, TCO pro Appli­ka­ti­on eines Port­fo­li­os in ITPM

Ist das Modell bis auf die Busi­ness Schicht imple­men­tiert, kön­nen die Kos­ten der Appli­ka­tio­nen sogar ver­brauchs­ge­recht auf die ein­zel­nen Geschäfts­be­rei­che ver­teilt und berech­net wer­den. Geschäfts­be­rei­che haben so eine kon­kre­te Ein­sicht dar­über, wie hoch ihre Kos­ten für die genutz­ten IT-Leis­tun­gen sind.  

Auf der ande­ren Sei­te kön­nen die Appli­ka­ti­ons­kos­ten eben­falls den Geschäfts­fä­hig­kei­ten zuge­teilt wer­den. Die Unter­stüt­zung der Geschäfts­fä­hig­kei­ten durch die Appli­ka­tio­nen ist in IT-Bebau­ungs­plä­nen meist sowie­so schon vor­han­den. Mit der zusätz­li­chen Infor­ma­ti­on bzgl. der Kos­ten, kann so auf­ge­zeigt wer­den, wie viel und ob die IT-Inves­ti­tio­nen auch in die rich­ti­gen Fähig­kei­ten des Unter­neh­mens flie­ßen. Oder, ob hohe Inves­ti­tio­nen in eine Fähig­keit getä­tigt wer­den, die kei­ne stra­te­gi­sche Bedeu­tung hat.  

 

Wie sieht die Ein­füh­rung eines IT Finan­cial Manage­ment aus? 

Die Ein­füh­rung eines ers­ten IT Finan­cial Manage­ment kann in 4 Schrit­ten erfol­gen. 

  1. Ver­ant­wort­li­che bestimmt  

Im ers­ten Schritt müs­sen die Ver­ant­wort­li­chen bestimmt wer­den, die das The­ma im Unter­neh­men trei­ben. Wich­tig ist, dass die­se Per­so­nen Rück­halt auf C‑Level Ebe­ne erhal­ten und Zugriff auf die Mit­ar­bei­ter der Finanz als auch der IT-Abtei­lung bekom­men. 

  1. Quel­len Iden­ti­fi­zie­ren 

Um die Kos­ten dem TBM Modell zuwei­sen und ver­tei­len zu kön­nen, müs­sen als nächs­tes die Daten­quel­len iden­ti­fi­ziert wer­den. Der größ­te Teil der Kos­ten­in­for­ma­tio­nen kann in Zusam­men­ar­beit mit der Finanz- und Con­trol­ling-Abtei­lung ein­ge­sam­melt wer­den. Die­se haben in der Regel ein Sys­tem indem alle Buchun­gen des Unter­neh­mens ver­merkt sind.  

  1. Ver­tei­lung der Kos­ten auf Cost Pools und IT Tower  

Sind die Daten­quel­len bekannt, müs­sen die Kos­ten anhand des TBM Modells auf die Cost Pools und IT Tower ver­teilt wer­den. Hier wird initi­al die Ver­tei­lungs­lo­gik fest­ge­legt, wel­che Kos­ten­ar­ten wie auf wel­che Ele­men­te der Cost Pools und IT Tower ver­teilt wer­den. Da es sich vor allem bei den IT Towern um die IT-Infra­struk­tur han­delt, soll­te die­se Auf­ga­be zusam­men mit Ver­ant­wort­li­chen aus dem Betrieb durch­ge­führt wer­den. Dies kann im ers­ten Schritt prag­ma­tisch mit Hil­fe eines Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­tools erfol­gen. Alter­na­tiv kann auch ein ITFM-Sys­tem genutzt wer­den.  

  1. Kos­ten der IT Tower auf Appli­ka­tio­nen ver­tei­len 

Sind die Kos­ten auf die IT Tower ver­teilt, kön­nen die­se nun zusam­men mit den Port­fo­lio­ma­na­gern auf die jewei­li­gen Appli­ka­tio­nen ver­teilt wer­den und in HOPEX ITPM mit Hil­fe einer Schnitt­stel­le über­führt wer­den, sodass die Infor­ma­tio­nen auto­ma­ti­siert in ITPM aktua­li­siert wer­den. Die­se sind dann in den Eigen­schaf­ten der Appli­ka­ti­on ersicht­lich. 

Abbil­dung 4: Über­sicht der IT-Kos­ten einer Appli­ka­ti­on in HOPEX

Über ver­schie­de­ne Berich­te kön­nen die Kos­ten direkt in ITPM ana­ly­siert wer­den. Zum Bei­spiel kann auf­ge­führt wer­den, wie sich die Kos­ten pro Cost Pool inner­halb eines Port­fo­li­os ver­än­dert haben und in einem wei­te­ren Schritt genau­er ana­ly­siert wer­den, was der Grund für die Ver­än­de­rung ist. Wei­ter kann aus den his­to­ri­schen Daten das Bud­get ent­we­der pro Appli­ka­ti­on oder Port­fo­lio bestimmt wer­den. 

Abbil­dung 5: Kos­ten­ver­gleich eines Port­fo­li­os nach Cost Pools und jähr­li­cher Ent­wick­lung

Was kön­nen Sie als nächs­tes tun? 

  1. Um mehr über TBM zu erfah­ren schau­en Sie sich auf www.tbmcouncil.org um. Dort haben Sie die Mög­lich­keit sich zum Bei­spiel das TBM Taxo­no­my Hand­buch run­ter­zu­la­den.
  2. Sie möch­ten Ihre Kos­ten struk­tu­riert auf den Anwen­dun­gen direkt in der HOPEX Soft­ware sehen? Dann schi­cken Sie uns doch ein­fach ein paar Bei­spiel­da­ten und wir berei­ten Ihre Daten in unse­rer Best-in-Class Soft­ware für Sie vor. 
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