So erlangen Sie mit TBM Kostentransparenz in Ihrer IT

Entscheidungen über IT-Rationalisierungs- oder Transformationsprojekte müssen von Portfoliomanagern auf der Grundlage von Kennzahlen getroffen werden. Applikationskosten, als eine der wichtigsten Kennzahlen, steht den Entscheidern in Unternehmen oft nur auf Basis von groben Schätzungen zur Verfügung.  

Aus unserer Erfahrung zeigt die Realität noch heute, dass diese Kennzahl in vielen Unternehmen nicht korrekt oder nur grob bekannt ist.  

Es kommt zu falschen Entscheidungen. Projekte werden umgesetzt, welche nicht die erhofften Einsparrungen bringen. Investitionen werden zurückgestellt, weil noch immer in vielen Unternehmen keine Transparenz über potenzielle Einsparungsoptionen im Betrieb von Applikationen herrscht. IT-Kosten werden mit einer großen Unschärfe auf Fachbereiche umgeschlagen oder bei gemeinsam genutzter IT durch z.B. Tochterunternehmen nicht sauber verrechnet.    

Grund ist, dass die Kosten der IT nur mit viel administrativen und individuellen Aufwand erfasst werden und keinem ganzheitlichen Ansatz folgen. Zwar haben einige Bereiche, wie z.B. IT-Servicemanagement, Portfoliomanagement und der Betrieb ihre eigenen Methoden entwickelt, um die Kosten für sich oder ihre Kunden zu strukturieren, diese sind aber nicht übergreifend und vergleichbar. Zudem dienen sie nur dem konkreten Zweck, für die sie benötigt werden.  

Eine einheitliche und übergreifende Kostentransparenz ist damit nicht möglich.  

Besonders kritisch wird es, wenn die Zahlen der Jahresbudgetplanung von Applikationsverantwortlichen und Portfoliomanagern nach unterschiedlichen Methoden zusammengestellt und berichtet werden. Davon mal abgesehen, dass die Erhebung der Daten ohne einheitliche Methode ebenfalls sehr zeitintensiv ist. Weiter kommt es bei jeder zusätzlichen Zusammenführung oder Verdichtung der Daten zu neuen Unschärfen. Dies führt automatisch dazu, dass mit künstlichen Puffern in Budgets gearbeitet wird.  

Klar ist dann auch, dass die IT es schwer hat, geplante Budgets gegenüber der Finanzabteilung und den höheren Ebenen im Unternehmen zu begründen und den Wert der IT aufzuzeigen.  

Denn dies ist nur möglich, wenn die genauen Kosten auf detaillierter Ebene immer möglichst aktuell bekannt sind. Nur dann können Budgets realistisch geplant werden und Entscheider in die Lage versetzt werden, aussagekräftige Vergleiche durchführen zu können. Denn das geht nur, wenn die Stückkosten der Applikation und IT-Services (z.B. interne und externe Wartungskosten, Lizenzkosten, Betriebskosten etc.) im Detail bekannt sind.  

Gelöst werden diese Probleme mit der Einführung eines IT Financial Management. Hier hat sich die Disziplin Technology Business Management (TBM) bewährt. 

Was ist Technology Business Management? 

TBM ist die IT-Management Disziplin, die sich ganzheitlich mit dem Management der IT-Kosten beschäftigt. Es ermöglicht transparent und nachvollziehbar den Wert der IT anhand der real angefallenen Kosten zu bestimmen und hängt an jede IT-Leistung ein Preisschild. TBM schafft so eine faktenbasierte Grundlage, um über IT-Kosten, Investitionen und Budgets zu sprechen.  

Ziele von TBM sind unter anderem 

• Den Wertbeitrag der IT innerhalb der Wertschöpfungskette zu bestimmen und aufzuzeigen 

• Der IT ein standardisiertes Kostenmodell zu liefern, über dass die Kosten und Investitionen strukturiert und nachvollziehbar zu jedem Bestandteil einer IT-Leistung (z.B. Applikationen/IT-Services) aufgeführt werden können 
• Schaffung einer Vergleichbarkeit der Stückkosten und Ausgaben für IT-Leistungen innerhalb und außerhalb der Organisationen zur Ermittlung von Optimierungspotenzialen 
• Klare Kostenkontrolle und Optimierung des Budgeteinsatzes in der IT, um sicherzustellen, dass das vorhandene Budget optimal eingesetzt wird  
• Schaffung einer Vergleichbarkeit der IT-Kosten gegenüber den non-IT Kosten auf Ebene der Geschäftsfähigkeiten 

Wie ist TBM aufgebaut? 

Neben dem TBM Framework, welches sich mit der ganzheitlichen organisatorischen Verankerung von TBM im Unternehmen beschäftigt, sind das Modell und die Taxonomie die Kernelemente von TBM. 

Das Modell definiert die grundlegenden Schichten und die Verteilungsrichtung, um die IT-Kosten auf die einzelnen Elemente zu verteilen. Unterteilt ist das Modell dabei in die Finanz-, IT- und Businesssicht. Gefüttert wird das Modell mit den konkreten Kosten aus der Finanzbuchhaltung (General Ledger). So wird sichergestellt, dass alle angefallenen Kosten auch berücksichtigt werden. 

Abbildung 1: TBM Modell

Die Taxonomie gibt eine einheitliche Sprache und Klassifikation der IT-Kosten vor. Sie stellt sicher, dass eine Vergleichbarkeit der Kosten innerhalb und über die unterschiedlichen Hierarchiestufen möglich ist. So können z.B. Kosten für eingesetzte Softwaretechnologien (wie Datenbanken, Betriebssysteme etc.), Gesamtkosten von unterschiedlichen Applikationen, die denselben Funktionalitätsumfang bereitstellen oder aber auch Kosten für den Konsum von IT-Services durch Fachbereiche oder Kunden eindeutig miteinander verglichen und analysiert werden. Die einheitliche Sprache stellt hingegen sicher, dass IT und Business über dieselben Inhalte auf den jeweiligen Ebenen sprechen.  

Dabei gibt TBM im Detail die Taxonomie für die Cost Pools und IT Tower bereits vor, sodass eine erste Kostenzuweisung und somit erste Ergebnisse schnell implementiert werden können. Dies schafft auch gleich eine potenzielle unternehmensübergreifende Vergleichbarkeit der Kosten (Benchmarking), da hier ein einheitlicher Standard herrscht. Für Applications & Services, Business Capabilities und Business Units muss die Taxonomie durch die unternehmensspezifischen Informationen angereichert werden. Diese können zum Beispiel aus den Katalogwissen der Unternehmensarchitektur entnommen werden.  

Abbildung 2: TBM Taxonomie

Welche Vorteile haben Portfoliomanager mit TBM? 

Für Application Portfoliomanager heißt das konkret, dass die Kosten aus den Cost Pools und IT Tower auf die jeweilige Applikation verteilt werden. Vorteile für Portfoliomanager als auch für die jeweiligen Applikationsverantwortlichen sind unter anderem, dass  

• die Kosten für eine Applikation aktuell und immer aufrufbar sind  
• die realen Kosten automatisiert über eine einmalig implementierte Verteilung direkt aus der Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden 
• sichergestellt ist, dass die Kosten einer Applikation immer nach derselben Methode auf die Applikation fließen 
• eine Vergleichbarkeit der Kosten von Applikationen unternehmensweit möglich ist (wichtig z.B. bei Merger & Acquisition oder bei Installationen von einer Applikation für unterschiedliche Fachbereiche oder Gesellschaften) 

• einzelne Stückkosten der Applikation auf IT Tower aber auch Cost Pool Ebene verglichen und so Optimierungspotentiale identifiziert werden können 
• Budgets, vor allem für jährlich wiederkehrende Kosten, aus den tatsächlichen entstandenen Kosten der letzten Jahre einfach abgeleitet und bereitgestellt werden können 
• Kennzahlen bzgl. OPEX, CAPEX, TCO etc. sofort pro Applikation oder Portfolio aufrufbar sind 

Abbildung 3: Überblick über die CAPEX, OPEX, TCO pro Applikation eines Portfolios in ITPM

Ist das Modell bis auf die Business Schicht implementiert, können die Kosten der Applikationen sogar verbrauchsgerecht auf die einzelnen Geschäftsbereiche verteilt und berechnet werden. Geschäftsbereiche haben so eine konkrete Einsicht darüber, wie hoch ihre Kosten für die genutzten IT-Leistungen sind.  

Auf der anderen Seite können die Applikationskosten ebenfalls den Geschäftsfähigkeiten zugeteilt werden. Die Unterstützung der Geschäftsfähigkeiten durch die Applikationen ist in IT-Bebauungsplänen meist sowieso schon vorhanden. Mit der zusätzlichen Information bzgl. der Kosten, kann so aufgezeigt werden, wie viel und ob die IT-Investitionen auch in die richtigen Fähigkeiten des Unternehmens fließen. Oder, ob hohe Investitionen in eine Fähigkeit getätigt werden, die keine strategische Bedeutung hat.  

Wie sieht die Einführung eines IT Financial Management aus? 

Die Einführung eines ersten IT Financial Management kann in 4 Schritten erfolgen. 

1. Verantwortliche bestimmt  

Im ersten Schritt müssen die Verantwortlichen bestimmt werden, die das Thema im Unternehmen treiben. Wichtig ist, dass diese Personen Rückhalt auf C-Level Ebene erhalten und Zugriff auf die Mitarbeiter der Finanz als auch der IT-Abteilung bekommen. 

1. Quellen Identifizieren 

Um die Kosten dem TBM Modell zuweisen und verteilen zu können, müssen als nächstes die Datenquellen identifiziert werden. Der größte Teil der Kosteninformationen kann in Zusammenarbeit mit der Finanz- und Controlling-Abteilung eingesammelt werden. Diese haben in der Regel ein System indem alle Buchungen des Unternehmens vermerkt sind.  

1. Verteilung der Kosten auf Cost Pools und IT Tower  

Sind die Datenquellen bekannt, müssen die Kosten anhand des TBM Modells auf die Cost Pools und IT Tower verteilt werden. Hier wird initial die Verteilungslogik festgelegt, welche Kostenarten wie auf welche Elemente der Cost Pools und IT Tower verteilt werden. Da es sich vor allem bei den IT Towern um die IT-Infrastruktur handelt, sollte diese Aufgabe zusammen mit Verantwortlichen aus dem Betrieb durchgeführt werden. Dies kann im ersten Schritt pragmatisch mit Hilfe eines Tabellenkalkulationstools erfolgen. Alternativ kann auch ein ITFM-System genutzt werden.  

1. Kosten der IT Tower auf Applikationen verteilen 

Sind die Kosten auf die IT Tower verteilt, können diese nun zusammen mit den Portfoliomanagern auf die jeweiligen Applikationen verteilt werden und in HOPEX ITPM mit Hilfe einer Schnittstelle überführt werden, sodass die Informationen automatisiert in ITPM aktualisiert werden. Diese sind dann in den Eigenschaften der Applikation ersichtlich. 

Abbildung 4: Übersicht der IT-Kosten einer Applikation in HOPEX

Über verschiedene Berichte können die Kosten direkt in ITPM analysiert werden. Zum Beispiel kann aufgeführt werden, wie sich die Kosten pro Cost Pool innerhalb eines Portfolios verändert haben und in einem weiteren Schritt genauer analysiert werden, was der Grund für die Veränderung ist. Weiter kann aus den historischen Daten das Budget entweder pro Applikation oder Portfolio bestimmt werden. 

Abbildung 5: Kostenvergleich eines Portfolios nach Cost Pools und jährlicher Entwicklung

Was können Sie als nächstes tun? 

1. Um mehr über TBM zu erfahren schauen Sie sich auf www.tbmcouncil.org um. Dort haben Sie die Möglichkeit sich zum Beispiel das TBM Taxonomy Handbuch runterzuladen.
2. Sie möchten Ihre Kosten strukturiert auf den Anwendungen direkt in der HOPEX Software sehen? Dann schicken Sie uns doch einfach ein paar Beispieldaten und wir bereiten Ihre Daten in unserer Best-in-Class Software für Sie vor.