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6. April 2021

So erlan­gen Sie mit TBM Kos­ten­trans­pa­renz in Ihrer IT

Ent­schei­dun­gen über IT-Ratio­na­li­sie­rungs- oder Trans­for­ma­ti­ons­pro­jek­te müs­sen von Port­fo­lio­ma­na­gern auf der Grund­la­ge von Kenn­zah­len getrof­fen wer­den. Appli­ka­ti­ons­kos­ten, als eine der wich­tigs­ten Kenn­zah­len, steht den Ent­schei­dern in Unter­neh­men oft nur auf Basis von gro­ben Schät­zun­gen zur Ver­fü­gung.  

Aus unse­rer Erfah­rung zeigt die Rea­li­tät noch heu­te, dass die­se Kenn­zahl in vie­len Unter­neh­men nicht kor­rekt oder nur grob bekannt ist.  

Es kommt zu fal­schen Ent­schei­dun­gen. Pro­jek­te wer­den umge­setzt, wel­che nicht die erhoff­ten Ein­spar­run­gen brin­gen. Inves­ti­tio­nen wer­den zurück­ge­stellt, weil noch immer in vie­len Unter­neh­men kei­ne Trans­pa­renz über poten­zi­el­le Ein­spa­rungs­op­tio­nen im Betrieb von Appli­ka­tio­nen herrscht. IT-Kos­ten wer­den mit einer gro­ßen Unschär­fe auf Fach­be­rei­che umge­schla­gen oder bei gemein­sam genutz­ter IT durch z.B. Toch­ter­un­ter­neh­men nicht sau­ber ver­rech­net.    

Grund ist, dass die Kos­ten der IT nur mit viel admi­nis­tra­ti­ven und indi­vi­du­el­len Auf­wand erfasst wer­den und kei­nem ganz­heit­li­chen Ansatz fol­gen. Zwar haben eini­ge Berei­che, wie z.B. IT-Ser­vice­ma­nage­ment, Port­fo­lio­ma­nage­ment und der Betrieb ihre eige­nen Metho­den ent­wi­ckelt, um die Kos­ten für sich oder ihre Kun­den zu struk­tu­rie­ren, die­se sind aber nicht über­grei­fend und ver­gleich­bar. Zudem die­nen sie nur dem kon­kre­ten Zweck, für die sie benö­tigt wer­den.  

Eine ein­heit­li­che und über­grei­fen­de Kos­ten­trans­pa­renz ist damit nicht mög­lich.  

Beson­ders kri­tisch wird es, wenn die Zah­len der Jah­res­bud­get­pla­nung von Appli­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen und Port­fo­lio­ma­na­gern nach unter­schied­li­chen Metho­den zusam­men­ge­stellt und berich­tet wer­den. Davon mal abge­se­hen, dass die Erhe­bung der Daten ohne ein­heit­li­che Metho­de eben­falls sehr zeit­in­ten­siv ist. Wei­ter kommt es bei jeder zusätz­li­chen Zusam­men­füh­rung oder Ver­dich­tung der Daten zu neu­en Unschär­fen. Dies führt auto­ma­tisch dazu, dass mit künst­li­chen Puf­fern in Bud­gets gear­bei­tet wird.  

Klar ist dann auch, dass die IT es schwer hat, geplan­te Bud­gets gegen­über der Finanz­ab­tei­lung und den höhe­ren Ebe­nen im Unter­neh­men zu begrün­den und den Wert der IT auf­zu­zei­gen.  

Denn dies ist nur mög­lich, wenn die genau­en Kos­ten auf detail­lier­ter Ebe­ne immer mög­lichst aktu­ell bekannt sind. Nur dann kön­nen Bud­gets rea­lis­tisch geplant wer­den und Ent­schei­der in die Lage ver­setzt wer­den, aus­sa­ge­kräf­ti­ge Ver­glei­che durch­füh­ren zu kön­nen. Denn das geht nur, wenn die Stück­kos­ten der Appli­ka­ti­on und IT-Ser­vices (z.B. inter­ne und exter­ne War­tungs­kos­ten, Lizenz­kos­ten, Betriebs­kos­ten etc.) im Detail bekannt sind.  

Gelöst wer­den die­se Pro­ble­me mit der Ein­füh­rung eines IT Finan­cial Manage­ment. Hier hat sich die Dis­zi­plin Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment (TBM) bewährt. 

Was ist Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment? 

TBM ist die IT-Manage­ment Dis­zi­plin, die sich ganz­heit­lich mit dem Manage­ment der IT-Kos­ten beschäf­tigt. Es ermög­licht trans­pa­rent und nach­voll­zieh­bar den Wert der IT anhand der real ange­fal­le­nen Kos­ten zu bestim­men und hängt an jede IT-Leis­tung ein Preis­schild. TBM schafft so eine fak­ten­ba­sier­te Grund­la­ge, um über IT-Kos­ten, Inves­ti­tio­nen und Bud­gets zu spre­chen.  

Zie­le von TBM sind unter ande­rem 

  • Den Wert­bei­trag der IT inner­halb der Wert­schöp­fungs­ket­te zu bestim­men und auf­zu­zei­gen 
  • Der IT ein stan­dar­di­sier­tes Kos­ten­mo­dell zu lie­fern, über dass die Kos­ten und Inves­ti­tio­nen struk­tu­riert und nach­voll­zieh­bar zu jedem Bestand­teil einer IT-Leis­tung (z.B. Appli­ka­tio­nen­/IT-Ser­vices) auf­ge­führt wer­den kön­nen 
  • Schaf­fung einer Ver­gleich­bar­keit der Stück­kos­ten und Aus­ga­ben für IT-Leis­tun­gen inner­halb und außer­halb der Orga­ni­sa­tio­nen zur Ermitt­lung von Opti­mie­rungs­po­ten­zia­len 
  • Kla­re Kos­ten­kon­trol­le und Opti­mie­rung des Bud­get­ein­sat­zes in der IT, um sicher­zu­stel­len, dass das vor­han­de­ne Bud­get opti­mal ein­ge­setzt wird  
  • Schaf­fung einer Ver­gleich­bar­keit der IT-Kos­ten gegen­über den non-IT Kos­ten auf Ebe­ne der Geschäfts­fä­hig­kei­ten 

Wie ist TBM auf­ge­baut? 

Neben dem TBM Frame­work, wel­ches sich mit der ganz­heit­li­chen orga­ni­sa­to­ri­schen Ver­an­ke­rung von TBM im Unter­neh­men beschäf­tigt, sind das Modell und die Taxo­no­mie die Kern­ele­men­te von TBM. 

Das Modell defi­niert die grund­le­gen­den Schich­ten und die Ver­tei­lungs­rich­tung, um die IT-Kos­ten auf die ein­zel­nen Ele­men­te zu ver­tei­len. Unter­teilt ist das Modell dabei in die Finanz‑, IT- und Busi­ness­sicht. Gefüt­tert wird das Modell mit den kon­kre­ten Kos­ten aus der Finanz­buch­hal­tung (Gene­ral Led­ger). So wird sicher­ge­stellt, dass alle ange­fal­le­nen Kos­ten auch berück­sich­tigt wer­den. 

Abbil­dung 1: TBM Modell

Die Taxo­no­mie gibt eine ein­heit­li­che Spra­che und Klas­si­fi­ka­ti­on der IT-Kos­ten vor. Sie stellt sicher, dass eine Ver­gleich­bar­keit der Kos­ten inner­halb und über die unter­schied­li­chen Hier­ar­chie­stu­fen mög­lich ist. So kön­nen z.B. Kos­ten für ein­ge­setz­te Soft­ware­tech­no­lo­gien (wie Daten­ban­ken, Betriebs­sys­te­me etc.), Gesamt­kos­ten von unter­schied­li­chen Appli­ka­tio­nen, die den­sel­ben Funk­tio­na­li­täts­um­fang bereit­stel­len oder aber auch Kos­ten für den Kon­sum von IT-Ser­vices durch Fach­be­rei­che oder Kun­den ein­deu­tig mit­ein­an­der ver­gli­chen und ana­ly­siert wer­den. Die ein­heit­li­che Spra­che stellt hin­ge­gen sicher, dass IT und Busi­ness über die­sel­ben Inhal­te auf den jewei­li­gen Ebe­nen spre­chen.  

Dabei gibt TBM im Detail die Taxo­no­mie für die Cost Pools und IT Tower bereits vor, sodass eine ers­te Kos­ten­zu­wei­sung und somit ers­te Ergeb­nis­se schnell imple­men­tiert wer­den kön­nen. Dies schafft auch gleich eine poten­zi­el­le unter­neh­mens­über­grei­fen­de Ver­gleich­bar­keit der Kos­ten (Bench­mar­king), da hier ein ein­heit­li­cher Stan­dard herrscht. Für Appli­ca­ti­ons & Ser­vices, Busi­ness Capa­bi­li­ties und Busi­ness Units muss die Taxo­no­mie durch die unter­neh­mens­spe­zi­fi­schen Infor­ma­tio­nen ange­rei­chert wer­den. Die­se kön­nen zum Bei­spiel aus den Kata­log­wis­sen der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur ent­nom­men wer­den.  

Abbil­dung 2: TBM Taxo­no­mie

Wel­che Vor­tei­le haben Port­fo­lio­ma­na­ger mit TBM? 

Für Appli­ca­ti­on Port­fo­lio­ma­na­ger heißt das kon­kret, dass die Kos­ten aus den Cost Pools und IT Tower auf die jewei­li­ge Appli­ka­ti­on ver­teilt wer­den. Vor­tei­le für Port­fo­lio­ma­na­ger als auch für die jewei­li­gen Appli­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen sind unter ande­rem, dass  

  • die Kos­ten für eine Appli­ka­ti­on aktu­ell und immer auf­ruf­bar sind  
  • die rea­len Kos­ten auto­ma­ti­siert über eine ein­ma­lig imple­men­tier­te Ver­tei­lung direkt aus der Finanz­buch­hal­tung bereit­ge­stellt wer­den 
  • sicher­ge­stellt ist, dass die Kos­ten einer Appli­ka­ti­on immer nach der­sel­ben Metho­de auf die Appli­ka­ti­on flie­ßen 
  • eine Ver­gleich­bar­keit der Kos­ten von Appli­ka­tio­nen unter­neh­mens­weit mög­lich ist (wich­tig z.B. bei Mer­ger & Acqui­si­ti­on oder bei Instal­la­tio­nen von einer Appli­ka­ti­on für unter­schied­li­che Fach­be­rei­che oder Gesell­schaf­ten) 
  • ein­zel­ne Stück­kos­ten der Appli­ka­ti­on auf IT Tower aber auch Cost Pool Ebe­ne ver­gli­chen und so Opti­mie­rungs­po­ten­tia­le iden­ti­fi­ziert wer­den kön­nen 
  • Bud­gets, vor allem für jähr­lich wie­der­keh­ren­de Kos­ten, aus den tat­säch­li­chen ent­stan­de­nen Kos­ten der letz­ten Jah­re ein­fach abge­lei­tet und bereit­ge­stellt wer­den kön­nen 
  • Kenn­zah­len bzgl. OPEX, CAPEXTCO etc. sofort pro Appli­ka­ti­on oder Port­fo­lio auf­ruf­bar sind 

Abbil­dung 3: Über­blick über die CAPEX, OPEX, TCO pro Appli­ka­ti­on eines Port­fo­li­os in ITPM

Ist das Modell bis auf die Busi­ness Schicht imple­men­tiert, kön­nen die Kos­ten der Appli­ka­tio­nen sogar ver­brauchs­ge­recht auf die ein­zel­nen Geschäfts­be­rei­che ver­teilt und berech­net wer­den. Geschäfts­be­rei­che haben so eine kon­kre­te Ein­sicht dar­über, wie hoch ihre Kos­ten für die genutz­ten IT-Leis­tun­gen sind.  

Auf der ande­ren Sei­te kön­nen die Appli­ka­ti­ons­kos­ten eben­falls den Geschäfts­fä­hig­kei­ten zuge­teilt wer­den. Die Unter­stüt­zung der Geschäfts­fä­hig­kei­ten durch die Appli­ka­tio­nen ist in IT-Bebau­ungs­plä­nen meist sowie­so schon vor­han­den. Mit der zusätz­li­chen Infor­ma­ti­on bzgl. der Kos­ten, kann so auf­ge­zeigt wer­den, wie viel und ob die IT-Inves­ti­tio­nen auch in die rich­ti­gen Fähig­kei­ten des Unter­neh­mens flie­ßen. Oder, ob hohe Inves­ti­tio­nen in eine Fähig­keit getä­tigt wer­den, die kei­ne stra­te­gi­sche Bedeu­tung hat.  

 

Wie sieht die Ein­füh­rung eines IT Finan­cial Manage­ment aus? 

Die Ein­füh­rung eines ers­ten IT Finan­cial Manage­ment kann in 4 Schrit­ten erfol­gen. 

  1. Ver­ant­wort­li­che bestimmt  

Im ers­ten Schritt müs­sen die Ver­ant­wort­li­chen bestimmt wer­den, die das The­ma im Unter­neh­men trei­ben. Wich­tig ist, dass die­se Per­so­nen Rück­halt auf C‑Level Ebe­ne erhal­ten und Zugriff auf die Mit­ar­bei­ter der Finanz als auch der IT-Abtei­lung bekom­men. 

  1. Quel­len Iden­ti­fi­zie­ren 

Um die Kos­ten dem TBM Modell zuwei­sen und ver­tei­len zu kön­nen, müs­sen als nächs­tes die Daten­quel­len iden­ti­fi­ziert wer­den. Der größ­te Teil der Kos­ten­in­for­ma­tio­nen kann in Zusam­men­ar­beit mit der Finanz- und Con­trol­ling-Abtei­lung ein­ge­sam­melt wer­den. Die­se haben in der Regel ein Sys­tem indem alle Buchun­gen des Unter­neh­mens ver­merkt sind.  

  1. Ver­tei­lung der Kos­ten auf Cost Pools und IT Tower  

Sind die Daten­quel­len bekannt, müs­sen die Kos­ten anhand des TBM Modells auf die Cost Pools und IT Tower ver­teilt wer­den. Hier wird initi­al die Ver­tei­lungs­lo­gik fest­ge­legt, wel­che Kos­ten­ar­ten wie auf wel­che Ele­men­te der Cost Pools und IT Tower ver­teilt wer­den. Da es sich vor allem bei den IT Towern um die IT-Infra­struk­tur han­delt, soll­te die­se Auf­ga­be zusam­men mit Ver­ant­wort­li­chen aus dem Betrieb durch­ge­führt wer­den. Dies kann im ers­ten Schritt prag­ma­tisch mit Hil­fe eines Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­tools erfol­gen. Alter­na­tiv kann auch ein ITFM-Sys­tem genutzt wer­den.  

  1. Kos­ten der IT Tower auf Appli­ka­tio­nen ver­tei­len 

Sind die Kos­ten auf die IT Tower ver­teilt, kön­nen die­se nun zusam­men mit den Port­fo­lio­ma­na­gern auf die jewei­li­gen Appli­ka­tio­nen ver­teilt wer­den und in HOPEX ITPM mit Hil­fe einer Schnitt­stel­le über­führt wer­den, sodass die Infor­ma­tio­nen auto­ma­ti­siert in ITPM aktua­li­siert wer­den. Die­se sind dann in den Eigen­schaf­ten der Appli­ka­ti­on ersicht­lich. 

Abbil­dung 4: Über­sicht der IT-Kos­ten einer Appli­ka­ti­on in HOPEX

Über ver­schie­de­ne Berich­te kön­nen die Kos­ten direkt in ITPM ana­ly­siert wer­den. Zum Bei­spiel kann auf­ge­führt wer­den, wie sich die Kos­ten pro Cost Pool inner­halb eines Port­fo­li­os ver­än­dert haben und in einem wei­te­ren Schritt genau­er ana­ly­siert wer­den, was der Grund für die Ver­än­de­rung ist. Wei­ter kann aus den his­to­ri­schen Daten das Bud­get ent­we­der pro Appli­ka­ti­on oder Port­fo­lio bestimmt wer­den. 

Abbil­dung 5: Kos­ten­ver­gleich eines Port­fo­li­os nach Cost Pools und jähr­li­cher Ent­wick­lung

Was kön­nen Sie als nächs­tes tun? 

  1. Um mehr über TBM zu erfah­ren schau­en Sie sich auf www.tbmcouncil.org um. Dort haben Sie die Mög­lich­keit sich zum Bei­spiel das TBM Taxo­no­my Hand­buch run­ter­zu­la­den.
  2. Sie möch­ten Ihre Kos­ten struk­tu­riert auf den Anwen­dun­gen direkt in der HOPEX Soft­ware sehen? Dann schi­cken Sie uns doch ein­fach ein paar Bei­spiel­da­ten und wir berei­ten Ihre Daten in unse­rer Best-in-Class Soft­ware für Sie vor. 
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Das sagen unsere Kunden

Das System und Ihre Projektlieferung waren erstklassig,
und ich freue mich, dass wir das Thema wieder aufleben lassen.



Volks­wa­gen SK
Leiter FIP – IT-Projekthaus
Miroslav Glanc

Es macht wirklich Spaß mit euch zu arbeiten
(habe ich auch nicht anders erwartet) :-)



Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung Bund
Organisation und IT-Services
Christopher Klöhn

Trusted Advisor unterstützte bei der Konzeption und der Einführung einer Digitalisierungslösung für das Management von Stammdaten und deren Metainformationen. Derzeit wird durch Trusted Advisor die Weiterentwicklung und der Betrieb der Lösung sichergestellt.



50Hertz
Application Manager 50HzT ADM
Carsten Neumann

Trusted Advisor ist bereits seit vielen Jahren ein sehr verlässlicher Partner mit sowohl tiefem als auch breitem Know How in allen Enterprise Architecture Fragen. Wir arbeiten immer wieder gerne zusammen in Projekten, besonders auch weil viel Know-How von Trusted Advisor in Richtung MEGA und damit in die Produktentwicklung zurückfliesst.



MEGA Inter­na­tio­nal GmbH
Country Manager DACH
Peter Brünenberg

Trusted Advisor zeichnet sich dadurch aus, dass man NICHT nur irgendein theoretisches Standardmodell vorgesetzt bekommt. Sondern man erhält echte Unterstützung bei der Einführung von praktisch funktionierenden Lösungen, welche die Rahmenbedingungen der eigenen Organisation berücksichtigen.



Lan­des­haupt­stadt Mün­chen
Projektleiter neoIT
Frank Fassnacht

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