Unser Kunde des öffentlichen Dienstes folgte bislang einer dezentralen Strategie für die Planung und Steuerung seiner Anwendungen und Technologien. Bei einem Konzern mit neun Gesellschaften und insgesamt 15.000 Mitarbeitern eine große Herausforderung. Unsere Aufgabe bestand darin, ein konzernübergreifendes IT-Portfolio Management aufzusetzen und einzuführen.
Bislang managte jede Gesellschaft den Einsatz von Anwendungen und Technologien einzeln und für sich. Dies führte zu folgenden Problemen:
Die Lösung der oben genannten Herausforderungen bestand in der Schaffung eines übergreifenden Managements der IT-Portfolios des Konzerns und dessen Gesellschaften. Es galt, die IT-Portfolios von Konzernebene aus zu steuern und sie auch von hier aus weiterentwickeln zu können – um künftig Einheitlichkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Einführung eines konzernübergreifenden IT-Portfolio Managements
Im ersten Schritt etablierten wir zusammen mit dem Architekturmanagement des Konzerns und dessen Gesellschaften eine übergreifende Portfoliostruktur und klärten die Verantwortlichkeiten. Wir identifizierten jene Anwendungen, die mehrere Gesellschaften nutzten, konsolidierten sie und hoben sie auf Konzernebene. So schufen wir einerseits Einheitlichkeit, sicherten andererseits eine effizientere Steuerung und die Möglichkeit, die Anwendungen im gesamten Konzern gleichförmig weiterzuentwickeln. Der Nebeneffekt: Der Konzern sparte Kosten, da er redundante Anwendungen einfach abschalten konnte.
Im nächsten Schritt definierten wir Technologieportfolios und benannten die entsprechend dafür verantwortlichen Manager. Spezielle Anwendungen machten sichtbar, welche Technologien aktuell genutzt wurden. Übergreifende Anwendungsportfolios wiederum stellten sicher, dass die Anwendungen von den richtigen Technologien unterstützt wurden. Ein eingeführter Standardprozess regelte und koordinierte fortan die Anforderungen an neue Technologien.
Für einen einheitlichen Datenbestand etablierten wir eine gemeinsame Datenbasis und sortierten irrelevante und unzureichende Daten aus. Künftig sollten nur notwendige Daten gepflegt werden, die einen wirklichen Mehrwert schafften. Dazu gehörten Informationen wie Name, Beschreibung oder Lebenszyklus und inwieweit eine Anwendung Prozesse unterstützt, die Anzahl der Nutzer oder Anzahl und Ort der Installation einer Anwendung.
Konzernübergreifende Governance‑, Pflege- und Managementprozesse sorgten nachfolgend für die Übersicht über die IT-Portfolios. Das bedeutet, dass jedes IT-Portfolio fortan die Konzernrichtlinien und Strategie berücksichtigt und gleichzeitig von der jeweiligen Gesellschaft selbst gepflegt und weiterentwickelt werden kann. Für einen Single Point of Truth aller Stakeholder führten wir eine übergreifende EAM-Plattform ein. Ein entsprechendes Gremium, das Architekturmanager und IT-Leiter der Gesellschaften bilden, trifft künftig Entscheidungen bezüglich der Weiterentwicklung der Portfolios, die dann für alle gelten. Neu eingeführte Workflows unterstützen das Management in Zukunft dabei, die Kontrolle der einzelnen Portfolios auf Konzernebene zu halten.
Zu guter Letzt führten wir Kennzahlen ein, um beispielsweise den Pflegegrad der Informationen zu überwachen, aber auch, um weitere Initiativen zur Homogenisierung und Transparenz der IT-Portfolios einzuleiten.
