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IT Portfolio Management

Referenz

Die Herausforderung

Unser Kunde des öffentlichen Dienstes folgte bislang einer dezentralen Strategie für die Planung und Steuerung seiner Anwendungen und Technologien. Bei einem Konzern mit neun Gesellschaften und insgesamt 15.000 Mitarbeitern eine große Herausforderung. Unsere Aufgabe bestand darin, ein konzernübergreifendes IT-Portfolio Management aufzusetzen und einzuführen.

Die Ausgangssituation

Bislang managte jede Gesellschaft den Einsatz von Anwendungen und Technologien einzeln und für sich. Dies führte zu folgenden Problemen:

  • Es gab keine klare Übersicht über Anwendungen und Technologien, wo und wie sie im Konzern als Ganzem genutzt wurden
  • Ohne einheitlich steuernde Governance-Prozesse wurden teilweise überflüssige Anwendungen beschafft. Dadurch entstanden zusätzliche Kosten für Lizenzen, Service- und Wartungsverträge, sowohl für den Betrieb als auch individuelle Weiterentwicklungsprojekte
  • Es gab kaum Pflegeprozesse und die wenigen vorhandenen wurden nicht einheitlich umgesetzt. Das führte wiederum zu Diskrepanzen in den Datenbeständen, da jede Gesellschaft Daten qualitativ unterschiedlich dokumentierte
  • Unklar war außerdem die Abhängigkeit zwischen Technologien und Anwendungen. Somit stand der reibungslose Betriebsablauf bei Technologie-Updates auf wackligen Beinen

Das Ziel

Die Lösung der oben genannten Herausforderungen bestand in der Schaffung eines übergreifenden Managements der IT-Portfolios des Konzerns und dessen Gesellschaften. Es galt, die IT-Portfolios von Konzernebene aus zu steuern und sie auch von hier aus weiterentwickeln zu können – um künftig Einheitlichkeit und Effizienz zu gewährleisten.

Das Projekt

Einführung eines konzernübergreifenden IT-Portfolio Managements

Im ersten Schritt etablierten wir zusammen mit dem Architekturmanagement des Konzerns und dessen Gesellschaften eine übergreifende Portfoliostruktur und klärten die Verantwortlichkeiten. Wir identifizierten jene Anwendungen, die mehrere Gesellschaften nutzten, konsolidierten sie und hoben sie auf Konzernebene. So schufen wir einerseits Einheitlichkeit, sicherten andererseits eine effizientere Steuerung und die Möglichkeit, die Anwendungen im gesamten Konzern gleichförmig weiterzuentwickeln. Der Nebeneffekt: Der Konzern sparte Kosten, da er redundante Anwendungen einfach abschalten konnte.

Im nächsten Schritt definierten wir Technologieportfolios und benannten die entsprechend dafür verantwortlichen Manager. Spezielle Anwendungen machten sichtbar, welche Technologien aktuell genutzt wurden. Übergreifende Anwendungsportfolios wiederum stellten sicher, dass die Anwendungen von den richtigen Technologien unterstützt wurden. Ein eingeführter Standardprozess regelte und koordinierte fortan die Anforderungen an neue Technologien.

Für einen einheitlichen Datenbestand etablierten wir eine gemeinsame Datenbasis und sortierten irrelevante und unzureichende Daten aus. Künftig sollten nur notwendige Daten gepflegt werden, die einen wirklichen Mehrwert schafften. Dazu gehörten Informationen wie Name, Beschreibung oder Lebenszyklus und inwieweit eine Anwendung Prozesse unterstützt, die Anzahl der Nutzer oder Anzahl und Ort der Installation einer Anwendung.

Konzernübergreifende Governance-, Pflege- und Managementprozesse sorgten nachfolgend für die Übersicht über die IT-Portfolios. Das bedeutet, dass jedes IT-Portfolio fortan die Konzernrichtlinien und Strategie berücksichtigt und gleichzeitig von der jeweiligen Gesellschaft selbst gepflegt und weiterentwickelt werden kann. Für einen Single Point of Truth aller Stakeholder führten wir eine übergreifende EAM-Plattform ein. Ein entsprechendes Gremium, das Architekturmanager und IT-Leiter der Gesellschaften bilden, trifft künftig Entscheidungen bezüglich der Weiterentwicklung der Portfolios, die dann für alle gelten. Neu eingeführte Workflows unterstützen das Management in Zukunft dabei, die Kontrolle der einzelnen Portfolios auf Konzernebene zu halten.

Zu guter Letzt führten wir Kennzahlen ein, um beispielsweise den Pflegegrad der Informationen zu überwachen, aber auch, um weitere Initiativen zur Homogenisierung und Transparenz der IT-Portfolios einzuleiten.

Das sagen unsere Kunden

Es macht wirklich Spaß mit euch zu arbeiten
(habe ich auch nicht anders erwartet) :-)



Deutsche Rentenversicherung Bund
Organisation und IT-Services
Christopher Klöhn

Trusted Advisor unterstützte bei der Konzeption und der Einführung einer Digitalisierungslösung für das Management von Stammdaten und deren Metainformationen. Derzeit wird durch Trusted Advisor die Weiterentwicklung und der Betrieb der Lösung sichergestellt.



50Hertz
Application Manager 50HzT ADM
Carsten Neumann

Trusted Advisor ist bereits seit vielen Jahren ein sehr verlässlicher Partner mit sowohl tiefem als auch breitem Know How in allen Enterprise Architecture Fragen. Wir arbeiten immer wieder gerne zusammen in Projekten, besonders auch weil viel Know-How von Trusted Advisor in Richtung MEGA und damit in die Produktentwicklung zurückfliesst.



MEGA International GmbH
Country Manager DACH
Peter Brünenberg

Das System und Ihre Projektlieferung waren erstklassig,
und ich freue mich, dass wir das Thema wieder aufleben lassen.



Volkswagen SK
Leiter FIP – IT-Projekthaus
Miroslav Glanc

Trusted Advisor zeichnet sich dadurch aus, dass man NICHT nur irgendein theoretisches Standardmodell vorgesetzt bekommt. Sondern man erhält echte Unterstützung bei der Einführung von praktisch funktionierenden Lösungen, welche die Rahmenbedingungen der eigenen Organisation berücksichtigen.



Landeshauptstadt München
Projektleiter neoIT
Frank Fassnacht

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