Strategien gegen den IT-Wildwuchs, Teil 1:
Technologie-Portfolio-Analyse (TPA) und Rationalisierung
Das Technologieportfolio-Management (TPM) ist ein wertvolles Instrument für Unternehmen, um nicht nur bares Geld in der IT zu sparen. Ein sinnvolles Management Ihres Technologie-Portfolios kann auch sicherstellen, dass
- weniger IT-Probleme auftreten
- auf neue Sicherheitsrisiken wie Log4J schneller reagiert werden kann und
- Sie damit sogar die neue BSI-Richtlinie für Software Bills of Materials (SBOM) unterstützen.
Denn oft herrscht schon bei kleinen oder mittelständischen Betrieben ein regelrechtes Anwendungs- und Technologie-Chaos, das sich ohne strategisches Portfoliomanagement in der IT kaum mehr bändigen lässt.
Eine zielgerichtete und umfassende Analyse vorhandener Technologien, die zum Betrieb der unzähligen Softwareapplikationen beziehungsweise Anwendungen in den verschiedenen Unternehmensteilen genutzt – oder schon nicht mehr genutzt – werden, bringt dabei nicht nur Klarheit, sondern ermöglicht auch ein deutlich effizienteres, risikominimierendes und kostenschonenderes Management des tatsächlich benötigten Technologieportfolios.
Kennen Sie alle eingesetzten Technologien?
Die einfache wie geniale Logik dahinter: Durch das strukturierte Identifizieren, Bewerten, Klassifizieren und Verwalten von Technologien können Unternehmen das Risiko- und Renditeprofil ihrer Technologieinvestitionen effektiver managen. Ein erfolgreiches Technologie-Portfolio-Management trägt so nicht nur maßgeblich dazu bei, dass verschiedene technologische Probleme gar nicht erst auftauchen. Es unterstützt auch ganz maßgeblich bei der Risikominimierung und der effizienten Ressourcenallokation in der IT.
Ein schlankes Technologie-Portfolio spart Kosten
So kann ein effizientes und leistungsfähiges Management des Technologie-Portfolios die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens erheblich stärken, Innovationen fördern, Kosten reduzieren und die unternehmensweite Effizienz messbar steigern. Und: Es sorgt dafür, dass die IT-Mitarbeitenden mehr Spaß am eigenen Job haben. Durch das Identifizieren von Technologien mit hohem Potenzial und die damit verbundene, strategisch sinnvolle Entscheidungsfindung hilft TPM Unternehmen zudem aktiv dabei, ihre Geschäftsziele zu erreichen und ihre Technologieinvestitionen zu maximieren.
Probleme, die TPM lösen kann
Mangelnde Berücksichtigung der Technologiestrategie:
Technologien werden oft genutzt, ohne zu wissen, dass sie genutzt werden. Das große Erwachen folgt, wenn eine Version einer Technologie nicht mehr vom Hersteller supportet wird und man dadurch mit unerwarteten Mehrkosten oder plötzlichen Sicherheitsrisiken konfrontiert wird.
Risiko und Unsicherheit:
Technologieinvestitionen können mit erheblichen Risiken und Unsicherheiten verbunden sein. TPM kann dabei helfen, diese Risiken zu managen, indem es Unternehmen ermöglicht, das Risiko- und Renditeprofil ihrer Technologieinvestitionen zu bewerten.
Unnötige Technologievielfalt:
Kein IT-Team kann sich mit allen Technologien (gleich gut) auskennen. Zu viele unterschiedliche Technologien (z.B. verschiedene Datenbanken oder parallele Videoconferencing-Technologien) führen dazu, dass das Business nicht mehr ausreichend supportet werden kann.
Etablieren eines leistungsfähigen Technologiemanagement mithilfe einer strukturierten Technologie-Portfolio-Analyse (TPA)
Eine umfassende Technologieportfolioanalyse gehört zu den wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Technologieportfolio-Management. Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem die Technologien des Unternehmens identifiziert, kategorisiert und bewertet werden. Denn nur so wird es möglich, den Ist-Zustand zu überblicken, zu verstehen und entsprechende Optimierungsmaßnehmen zu ergreifen.
Die Analyse zielt darauf ab, ein vollständiges Bild von allen Technologien, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, zu erstellen.
Dazu gehört
- das Erfassen von Technologiearten und -versionen,
- ihrer Funktionalitäten,
- ihres Herstellerlebenszyklusses,
- ihrer Kosten
- und ihrer Nutzung in den jeweiligen Fachbereichen.
Anschließend werden die gesammelten Daten analysiert, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie viele gleichartige Technologien im Einsatz sind.
Unternehmerische und wirtschaftliche Ziele, die TPM unterstützen kann
Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit:
Durch die Optimierung der Technologieinvestitionen und die Maximierung des Wertes aus diesen Investitionen kann TPM dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern.
Förderung der Innovation:
TPM kann dazu beitragen, die Innovation zu fördern, indem es hilft, die Technologien zu identifizieren, die das größte Potenzial für die Schaffung neuer Geschäftsmöglichkeiten oder die Transformation bestehender Geschäftsmodelle haben.
Kostenreduktion:
Durch die Identifizierung von Technologien, die auslaufen oder konsolidiert werden könnten, kann TPM dazu beitragen, Kosten zu reduzieren.
Effizienzsteigerung:
Indem es hilft, die besten Technologien für jede Aufgabe zu identifizieren und zu nutzen, kann TPM dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu steigern.
Der Prozess der Technologieportfolioanalyse kann (muss aber nicht) wie folgt ablaufen:
- Recherche, Identifikation und Erfassen vorhandener Technologien
Das erste, was ein Unternehmen tun muss, ist die Identifizierung aller Technologien, die es aktuell einsetzt. Das kann Technologien umfassen, die im eigenen Rechenzentrum oder durch externe Dienstleister betrieben werden.
Profi-Tipp: Machen Sie sich die Discovery-Tools vom IT-Betrieb zunutze, um eine erste Übersicht aller genutzten Technologien in ihren unterschiedlichen Versionen zu erhalten! - Kategorisieren der Technologien anhand eines Referenzmodells
Das Technologiereferenzmodell (TRM) ist ein zentraler Bestandteil der Technology-Portfolio-Analyse, denn es sorgt für eine visuelle Darstellung der gesamten Technologielandschaft des Unternehmens. Ein gut gestaltetes Technologiereferenzmodell ermöglicht es damit Unternehmen, die eigenen Technologien effektiv zu verwalten, Redundanzen zu identifizieren, die Effizienz der eingesetzten Technologien zu verbessern und die Kosten zu senken.
Profi-Tipp: Platzieren Sie jede Technologie in bestimmten Kategorien wie Datenbanken, Betriebssysteme, BI und Analytics, Outputmanagement, Büroanwendungen, Archivierung etc. und stellen Sie ihre Beziehung zu anderen Technologien dar. - Analyse der kategorisierten Technologien
In diesem Schritt werden die einzelnen Kategorien genau analysiert. Dabei steht im Fokus, welche Technologien von welchen Applikationen genutzt werden und wo sich Möglichkeiten zur Ausdünnung des IT-Wildwuchses ergeben könnten.
Profi-Tipp: Ein typischer Quick-Win lauert oft im Bereich der Datenbanken, deren Anzahl sich in der Regel deutlich reduzieren lässt. Auch spannend: Bei welchen Technologien bestehen keine aktuellen Wartungsverträge mehr? - Entscheidung über das künftige Technologieportfolio
Auf Basis der Analyse kann das Unternehmen schließlich Entscheidungen treffen, welche Technologien es weiterentwickeln, beibehalten, erwerben oder auslaufen lassen sollte. Im Anschluss sollten daher entsprechende Projekte aufgesetzt werden.
Praktisch: Durch die Visualisierung der Technologielandschaft ist es Entscheidern in der IR als auch den Fachbereichen möglich, informierte Entscheidungen über die Technologiestrategie zu treffen. Denn mit dem TRM ist auf einen Blick ersichtlich, welche Technologien das größte Potenzial haben oder die wichtigsten Risiken darstellen.
Technologie-Wildwuchs: Corona lässt grüßen!
Ein ganz typisches Phänomen, an dem sich der technische Wildwuchs gerade nach den letzten Jahren mit diversen Lockdowns und schnellgestrickten Remote-Working-Lösungen ablesen lässt sind die unzähligen Video-, Kommunikations- und Coworking-Technologien, die in vielen Unternehmen noch immer parallel im Einsatz sind.
Videoconferencing-Technologien
Zoom: Ein extrem populärer Service, der für alles von Geschäftstreffen bis zu virtuellen Happy Hours genutzt wird. Zoom bietet sowohl kostenlose als auch bezahlte Pläne mit einer Vielzahl von Funktionen, darunter Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung von Meetings, und virtuelle Hintergründe.
Microsoft Teams: Eine umfassende Plattform für Zusammenarbeit und Videokonferenzen, die in Office 365 integriert ist. Sie bietet Funktionen wie gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Chat und Videokonferenzen.
Google Meet: Ein Bestandteil von Google Workspace (früher bekannt als G Suite), der sowohl kostenlose als auch bezahlte Pläne für Videokonferenzen bietet. Google Meet ist eng mit anderen Google-Diensten wie Google Kalender und Gmail verknüpft.
Cisco Webex: Eine professionelle Videokonferenzlösung, die oft von großen Unternehmen genutzt wird. Webex bietet Funktionen wie virtuelle Hintergründe, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung von Meetings.
GoToMeeting: Eine weitere professionelle Lösung, die von Unternehmen genutzt wird. GoToMeeting bietet Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung von Meetings und Integration in Kalenderdienste.
BlueJeans: Bietet Unternehmens-Videokonferenzdienste mit Funktionen wie Dolmetschen in Echtzeit, smarte Meetings und Telepräsenz.
Datenbanken-Technologien
Oracle Database: Dieses relationale Datenbanksystem (RDBMS) von Oracle ist weit verbreitet in großen Unternehmensumgebungen und bietet erweiterte Funktionen für Online-Transaktionsverarbeitung, Data Warehousing und gemischte Datenbank-Workloads.
MySQL: Ein Open-Source-RDBMS, das für seine Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bekannt ist. Es wird oft in Webanwendungen und in der LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP/Python/Perl)-Stack-Entwicklung verwendet.
MariaDB: MariaDB ist ein Open-Source-relationaler Datenbankverwaltungssystem (RDBMS), das von einigen der ursprünglichen Entwickler von MySQL erstellt wurde. Es wurde entwickelt, um eine hochkompatible Drop-In-Ersatzoption für MySQL zu sein und bietet einige zusätzliche Funktionen und Verbesserungen.
Microsoft SQL Server: Ein RDBMS, das in erster Linie für Unternehmen entwickelt wurde und eine breite Palette von Verwaltungs- und Analysewerkzeugen bietet. Es ist eng mit anderen Microsoft-Produkten wie .NET, Azure und Excel integriert.
MongoDB: Eine NoSQL-Datenbank, die für ihre Skalierbarkeit und Flexibilität bekannt ist. Sie verwendet ein dokumentenorientiertes Datenmodell und ist besonders in Big-Data- und Echtzeitanwendungsfällen weit verbreitet.
Redis: Eine Open-Source-In-Memory-Datenbank, die häufig als Cache oder Message Broker verwendet wird. Sie unterstützt verschiedene Datenstrukturen wie Strings, Hashes, Listen, Sets und mehr.
Cassandra: Ein verteilter, breit kolumnenorientierter NoSQL-Datenbankspeicher, der für seine Fähigkeit zur Skalierung und Fehlertoleranz bekannt ist.
Kein Wunder, denn damals musste alles schnell gehen. Hauptsache, es ging irgendwie weiter und funktionierte. Kompatibilitätsprobleme, funktionale Redundanzen und fehlende oder schlecht verhandelte Wartungsverträge waren da meist Nebensache – wohlgemerkt: In der damaligen Ausnahmesituation! Heute sieht die Sache oft ganz anders aus und es gilt, den technologischen Wildwuchs wieder auf ein praktikables maß zurückzustutzen. Auch bei Ihnen?
Warum man ein Technologiereferenzmodell verwenden sollte
Ein Technologiereferenzmodell hat gleich mehrere Vorteile. Erstens bietet es eine klare Sicht auf die gesamte Technologielandschaft des Unternehmens. Zweitens erleichtert es die Identifikation von Redundanzen und Optimierungsmöglichkeiten. Drittens unterstützt es die Planung und Steuerung von Technologieinvestitionen.
TPA und TPM: Strategisch zum erfolgreichen Technologiemanagement
Die Technology-Portfolio-Analyse (TPA) und das anschließende Technology Portfolio Management (TPM) sind wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Technologiemanagements. Eine gründliche TPA ermöglicht die Erstellung eines Technologiereferenzmodells, das für eine effektive Kontrolle und Optimierung der IT-Landschaft unerlässlich ist.
Die Implementierung eines TPM hilft Ihrem Unternehmen dabei, die IT-Ressourcen zu schonen, Kosten zu sparen und Know-how-Lücken zu schließen – allein schon dadurch, dass redundante und veraltete Technologien eliminiert werden. Und das trägt nicht nur zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen der IT und den eigentlichen Business-Units bei, sondern unterstützt auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, minimiert Risiken und optimiert Technologieinvestitionen.
Dadurch wird Ihr IT-Team besser aufgestellt und kann sich auf bekannte Technologien konzentrieren, was zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führt. Wie das konkret gelingt, indem Sie
- Herstellerlebenszyklen managen
- Proaktives Risikomanagement betreiben
anstatt ständig nur „hinterherzulaufen“, lesen Sie im zweiten Teil unseres Ratgeberbeitrags zum sinnvollen Technologie-Portfolio-Management.
