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10. August 2023

Stra­te­gien gegen den IT-Wild­wuchs, Teil 1
Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Ana­ly­se (TPA) und Ratio­na­li­sie­rung

Das Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Manage­ment (TPM) ist ein wert­vol­les Instru­ment für Unter­neh­men, um nicht nur bares Geld in der IT zu spa­ren. Ein sinn­vol­les Manage­ment Ihres Tech­no­lo­gie-Port­fo­li­os kann auch sicher­stel­len, dass

  • weni­ger IT-Pro­ble­me auf­tre­ten
  • auf neue Sicher­heits­ri­si­ken wie Log4J schnel­ler reagiert wer­den kann und
  • Sie damit sogar die neue BSI-Richt­li­nie für Soft­ware Bills of Mate­ri­als (SBOM) unter­stüt­zen.

Denn oft herrscht schon bei klei­nen oder mit­tel­stän­di­schen Betrie­ben ein regel­rech­tes Anwen­dungs- und Tech­no­lo­gie-Cha­os, das sich ohne stra­te­gi­sches Port­fo­lio­ma­nage­ment in der IT kaum mehr bän­di­gen lässt.

Eine ziel­ge­rich­te­te und umfas­sen­de Ana­ly­se vor­han­de­ner Tech­no­lo­gien, die zum Betrieb der unzäh­li­gen Soft­ware­ap­pli­ka­tio­nen bezie­hungs­wei­se Anwen­dun­gen in den ver­schie­de­nen Unter­neh­mens­tei­len genutzt — oder schon nicht mehr genutzt — wer­den, bringt dabei nicht nur Klar­heit, son­dern ermög­licht auch ein deut­lich effi­zi­en­te­res, risi­ko­mi­ni­mie­ren­des und kos­ten­scho­nen­de­res Manage­ment des tat­säch­lich benö­tig­ten Tech­no­lo­gie­port­fo­li­os.

Ken­nen Sie alle ein­ge­setz­ten Tech­no­lo­gien?

Die ein­fa­che wie genia­le Logik dahin­ter: Durch das struk­tu­rier­te Iden­ti­fi­zie­ren, Bewer­ten, Klas­si­fi­zie­ren und Ver­wal­ten von Tech­no­lo­gien kön­nen Unter­neh­men das Risi­ko- und Ren­di­te­pro­fil ihrer Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen effek­ti­ver mana­gen. Ein erfolg­rei­ches Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Manage­ment trägt so nicht nur maß­geb­lich dazu bei, dass ver­schie­de­ne tech­no­lo­gi­sche Pro­ble­me gar nicht erst auf­tau­chen. Es unter­stützt auch ganz maß­geb­lich bei der Risi­ko­mi­ni­mie­rung und der effi­zi­en­ten Res­sour­cen­al­lo­ka­ti­on in der IT.

Ein schlan­kes Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio spart Kos­ten

So kann ein effi­zi­en­tes und leis­tungs­fä­hi­ges Manage­ment des Tech­no­lo­gie-Port­fo­li­os die Wett­be­werbs­fä­hig­keit des eige­nen Unter­neh­mens erheb­lich stär­ken, Inno­va­tio­nen för­dern, Kos­ten redu­zie­ren und die unter­neh­mens­wei­te Effi­zi­enz mess­bar stei­gern. Und: Es sorgt dafür, dass die IT-Mit­ar­bei­ten­den mehr Spaß am eige­nen Job haben. Durch das Iden­ti­fi­zie­ren von Tech­no­lo­gien mit hohem Poten­zi­al und die damit ver­bun­de­ne, stra­te­gisch sinn­vol­le Ent­schei­dungs­fin­dung hilft TPM Unter­neh­men zudem aktiv dabei, ihre Geschäfts­zie­le zu errei­chen und ihre Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen zu maxi­mie­ren.

 

Pro­ble­me, die TPM lösen kann

Kei­ne Tech­no­lo­gie­stra­te­gie: Tech­no­lo­gien wer­den oft genutzt, ohne zu wis­sen, dass sie genutzt wer­den. Das gro­ße Erwa­chen folgt, wenn eine Ver­si­on einer Tech­no­lo­gie nicht mehr vom Her­stel­ler sup­port­et wird und man dadurch mit uner­war­te­ten Mehr­kos­ten oder plötz­li­chen Sicher­heits­ri­si­ken kon­fron­tiert wird.

Risi­ko und Unsi­cher­heit: Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen kön­nen mit erheb­li­chen Risi­ken und Unsi­cher­hei­ten ver­bun­den sein. TPM kann dabei hel­fen, die­se Risi­ken zu mana­gen, indem es Unter­neh­men ermög­licht, das Risi­ko- und Ren­di­te­pro­fil ihrer Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen zu bewer­ten.

Unnö­ti­ge Tech­no­lo­gie­viel­falt: Kein IT-Team kann sich mit allen Tech­no­lo­gien (gleich gut)  aus­ken­nen. Zu vie­le unter­schied­li­che Tech­no­lo­gien (z.B. ver­schie­de­ne Daten­ban­ken oder par­al­le­le Video­con­fe­ren­cing-Tech­no­lo­gien) füh­ren dazu, dass das Busi­ness nicht mehr aus­rei­chend sup­port­et wer­den kann.

Eta­blie­ren eines leis­tungs­fä­hi­gen Tech­no­lo­gie­ma­nage­ment mit­hil­fe einer struk­tu­rier­ten Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Ana­ly­se (TPA)

Eine umfas­sen­de Tech­no­lo­gie­port­fo­lio­ana­ly­se gehört zu den wich­tigs­ten Vor­aus­set­zun­gen für ein erfolg­rei­ches Tech­no­lo­gie­port­fo­lio-Manage­ment. Hier­bei han­delt es sich um ein Ver­fah­ren, bei dem die Tech­no­lo­gien des Unter­neh­mens iden­ti­fi­ziert, kate­go­ri­siert und bewer­tet wer­den. Denn nur so wird es mög­lich, den Ist-Zustand zu über­bli­cken, zu ver­ste­hen und ent­spre­chen­de Opti­mie­rungs­maß­neh­men zu ergrei­fen. 

Die Ana­ly­se zielt dar­auf ab, ein voll­stän­di­ges Bild von allen Tech­no­lo­gien, die in einem Unter­neh­men ein­ge­setzt wer­den, zu erstel­len.

Dazu gehört

  • das Erfas­sen von Tech­no­lo­gie­ar­ten und ‑ver­sio­nen,
  • ihrer Funk­tio­na­li­tä­ten,
  • ihres Her­stel­ler­le­bens­zy­klus­ses,
  • ihrer Kos­ten

und ihrer Nut­zung in den jewei­li­gen Fach­be­rei­chen.

Anschlie­ßend wer­den die gesam­mel­ten Daten ana­ly­siert, um einen Über­blick dar­über zu erhal­ten, wie vie­le gleich­ar­ti­ge Tech­no­lo­gien im Ein­satz sind.

 

Unter­neh­me­ri­sche und wirt­schaft­li­che Zie­le, die TPM unter­stüt­zen kann

Stei­ge­rung der Wett­be­werbs­fä­hig­keit: Durch die Opti­mie­rung der Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen und die Maxi­mie­rung des Wer­tes aus die­sen Inves­ti­tio­nen kann TPM dazu bei­tra­gen, die Wett­be­werbs­fä­hig­keit eines Unter­neh­mens zu stei­gern.

För­de­rung der Inno­va­ti­on: TPM kann dazu bei­tra­gen, die Inno­va­ti­on zu för­dern, indem es hilft, die Tech­no­lo­gien zu iden­ti­fi­zie­ren, die das größ­te Poten­zi­al für die Schaf­fung neu­er Geschäfts­mög­lich­kei­ten oder die Trans­for­ma­ti­on bestehen­der Geschäfts­mo­del­le haben.

Kos­ten­re­duk­ti­on: Durch die Iden­ti­fi­zie­rung von Tech­no­lo­gien, die aus­lau­fen oder kon­so­li­diert wer­den könn­ten, kann TPM dazu bei­tra­gen, Kos­ten zu redu­zie­ren.

Effi­zi­enz­stei­ge­rung: Indem es hilft, die bes­ten Tech­no­lo­gien für jede Auf­ga­be zu iden­ti­fi­zie­ren und zu nut­zen, kann TPM dazu bei­tra­gen, die Effi­zi­enz und Pro­duk­ti­vi­tät eines Unter­neh­mens zu stei­gern.

Der Pro­zess der Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Ana­ly­se kann (muss aber nicht) wie folgt ablau­fen:

  1. Recher­che, Iden­ti­fi­ka­ti­on und Erfas­sen vor­han­de­ner Tech­no­lo­gien
    Das ers­te, was ein Unter­neh­men tun muss, ist die Iden­ti­fi­zie­rung aller Tech­no­lo­gien, die es aktu­ell ein­setzt. Das kann Tech­no­lo­gien umfas­sen, die im eige­nen Rechen­zen­trum oder durch exter­ne Dienst­leis­ter betrie­ben wer­den.

Pro­fi-Tipp: Machen Sie sich die Dis­co­very-Tools vom IT-Betrieb zunut­ze, um eine ers­te Über­sicht aller genutz­ten Tech­no­lo­gien in ihren unter­schied­li­chen Ver­sio­nen zu erhal­ten!

 

  1. Kate­go­ri­sie­ren der Tech­no­lo­gien anhand eines Refe­renz­mo­dells
    Das Tech­no­lo­gie­re­fe­renz­mo­dell (TRM) ist ein zen­tra­ler Bestand­teil der Tech­no­lo­gy-Port­fo­lio-Ana­ly­se, denn es sorgt für eine visu­el­le Dar­stel­lung der gesam­ten Tech­no­lo­gie­land­schaft des Unter­neh­mens. Ein gut gestal­te­tes Tech­no­lo­gie­re­fe­renz­mo­dell ermög­licht es damit Unter­neh­men, die eige­nen Tech­no­lo­gien effek­tiv zu ver­wal­ten, Red­un­dan­zen zu iden­ti­fi­zie­ren, die Effi­zi­enz der ein­ge­setz­ten Tech­no­lo­gien zu ver­bes­sern und die Kos­ten zu sen­ken.

Pro­fi-Tipp: Plat­zie­ren Sie jede Tech­no­lo­gie in bestimm­ten Kate­go­rien wie Daten­ban­ken, Betriebs­sys­te­me, BI und Ana­ly­tics, Out­put­ma­nage­ment, Büro­an­wen­dun­gen, Archi­vie­rung etc. und stel­len Sie ihre Bezie­hung zu ande­ren Tech­no­lo­gien dar.

 

  1. Ana­ly­se der kate­go­ri­sier­ten Tech­no­lo­gien
    In die­sem Schritt wer­den die ein­zel­nen Kate­go­rien genau ana­ly­siert. Dabei steht im Fokus, wel­che Tech­no­lo­gien von wel­chen Appli­ka­tio­nen genutzt wer­den und wo sich Mög­lich­kei­ten zur Aus­dün­nung des IT-Wild­wuch­ses erge­ben könn­ten.

Pro­fi-Tipp: Ein typi­scher Quick-Win lau­ert oft im Bereich der Daten­ban­ken, deren Anzahl sich in der Regel deut­lich redu­zie­ren lässt. Auch span­nend: Bei wel­chen Tech­no­lo­gien bestehen kei­ne aktu­el­len War­tungs­ver­trä­ge mehr?

 

  1. Ent­schei­dung über das künf­ti­ge Tech­no­lo­gie­port­fo­lio
    Auf Basis der Ana­ly­se kann das Unter­neh­men schließ­lich Ent­schei­dun­gen tref­fen, wel­che Tech­no­lo­gien es wei­ter­ent­wi­ckeln, bei­be­hal­ten, erwer­ben oder aus­lau­fen las­sen soll­te. Im Anschluss soll­ten daher ent­spre­chen­de Pro­jek­te auf­ge­setzt wer­den.

Prak­tisch: Durch die Visua­li­sie­rung der Tech­no­lo­gie­land­schaft ist es Ent­schei­dern in der IR als auch den Fach­be­rei­chen mög­lich, infor­mier­te Ent­schei­dun­gen über die Tech­no­lo­gie­stra­te­gie zu tref­fen. Denn mit dem TRM ist auf einen Blick ersicht­lich, wel­che Tech­no­lo­gien das größ­te Poten­zi­al haben oder die wich­tigs­ten Risi­ken dar­stel­len.

 

Tech­no­lo­gie-Wild­wuchs: Coro­na lässt grü­ßen!

Ein ganz typi­sches Phä­no­men, an dem sich der tech­ni­sche Wild­wuchs gera­de nach den letz­ten Jah­ren mit diver­sen Lock­downs und schnell­ge­strick­ten Remo­te-Working-Lösun­gen able­sen lässt sind die unzäh­li­gen Video‑, Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Cowor­king-Tech­no­lo­gien, die in vie­len Unter­neh­men noch immer par­al­lel im Ein­satz sind.

Video­con­fe­ren­cing-Tech­no­lo­gien
  • Zoom: Ein extrem popu­lä­rer Ser­vice, der für alles von Geschäfts­tref­fen bis zu vir­tu­el­len Hap­py Hours genutzt wird. Zoom bie­tet sowohl kos­ten­lo­se als auch bezahl­te Plä­ne mit einer Viel­zahl von Funk­tio­nen, dar­un­ter Bild­schirm­frei­ga­be, Auf­zeich­nung von Mee­tings, und vir­tu­el­le Hin­ter­grün­de.
  • Micro­soft Teams: Eine umfas­sen­de Platt­form für Zusam­men­ar­beit und Video­kon­fe­ren­zen, die in Office 365 inte­griert ist. Sie bie­tet Funk­tio­nen wie gemein­sa­me Doku­men­ten­be­ar­bei­tung, Chat und Video­kon­fe­ren­zen.
  • Goog­le Meet: Ein Bestand­teil von Goog­le Workspace (frü­her bekannt als G Suite), der sowohl kos­ten­lo­se als auch bezahl­te Plä­ne für Video­kon­fe­ren­zen bie­tet. Goog­le Meet ist eng mit ande­ren Goog­le-Diens­ten wie Goog­le Kalen­der und Gmail ver­knüpft.
  • Cis­co Webex: Eine pro­fes­sio­nel­le Video­kon­fe­renz­lö­sung, die oft von gro­ßen Unter­neh­men genutzt wird. Webex bie­tet Funk­tio­nen wie vir­tu­el­le Hin­ter­grün­de, Bild­schirm­frei­ga­be und Auf­zeich­nung von Mee­tings.
  • GoTo­Mee­ting: Eine wei­te­re pro­fes­sio­nel­le Lösung, die von Unter­neh­men genutzt wird. GoTo­Mee­ting bie­tet Funk­tio­nen wie Bild­schirm­frei­ga­be, Auf­zeich­nung von Mee­tings und Inte­gra­ti­on in Kalen­der­diens­te.
  • Blue­Jeans: Bie­tet Unter­neh­mens-Video­kon­fe­renz­diens­te mit Funk­tio­nen wie Dol­met­schen in Echt­zeit, smar­te Mee­tings und Tele­prä­senz.
Daten­ban­ken-Tech­no­lo­gien
  • Ora­cle Data­ba­se: Die­ses rela­tio­na­le Daten­bank­sys­tem (RDBMS) von Ora­cle ist weit ver­brei­tet in gro­ßen Unter­neh­mens­um­ge­bun­gen und bie­tet erwei­ter­te Funk­tio­nen für Online-Trans­ak­ti­ons­ver­ar­bei­tung, Data Warehousing und gemisch­te Daten­bank-Workloads.
  • MyS­QL: Ein Open-Source-RDBMS, das für sei­ne Fle­xi­bi­li­tät und Benut­zer­freund­lich­keit bekannt ist. Es wird oft in Web­an­wen­dun­gen und in der LAMP (Linux, Apa­che, MyS­QL, PHP/Python/Perl)-Stack-Entwicklung ver­wen­det.
  • MariaDB: MariaDB ist ein Open-Source-rela­tio­na­ler Daten­bank­ver­wal­tungs­sys­tem (RDBMS), das von eini­gen der ursprüng­li­chen Ent­wick­ler von MyS­QL erstellt wur­de. Es wur­de ent­wi­ckelt, um eine hoch­kom­pa­ti­ble Drop-In-Ersatz­op­ti­on für MyS­QL zu sein und bie­tet eini­ge zusätz­li­che Funk­tio­nen und Ver­bes­se­run­gen.
  • Micro­soft SQL Ser­ver: Ein RDBMS, das in ers­ter Linie für Unter­neh­men ent­wi­ckelt wur­de und eine brei­te Palet­te von Ver­wal­tungs- und Ana­ly­se­werk­zeu­gen bie­tet. Es ist eng mit ande­ren Micro­soft-Pro­duk­ten wie .NET, Azu­re und Excel inte­griert.
  • Mon­goDB: Eine NoS­QL-Daten­bank, die für ihre Ska­lier­bar­keit und Fle­xi­bi­li­tät bekannt ist. Sie ver­wen­det ein doku­men­ten­ori­en­tier­tes Daten­mo­dell und ist beson­ders in Big-Data- und Echt­zeit­an­wen­dungs­fäl­len weit ver­brei­tet.
  • Redis: Eine Open-Source-In-Memo­ry-Daten­bank, die häu­fig als Cache oder Mes­sa­ge Bro­ker ver­wen­det wird. Sie unter­stützt ver­schie­de­ne Daten­struk­tu­ren wie Strings, Hash­es, Lis­ten, Sets und mehr.
  • Cas­san­dra: Ein ver­teil­ter, breit kolum­nen­ori­en­tier­ter NoS­QL-Daten­bank­spei­cher, der für sei­ne Fähig­keit zur Ska­lie­rung und Feh­ler­to­le­ranz bekannt ist.

Kein Wun­der, denn damals muss­te alles schnell gehen. Haupt­sa­che, es ging irgend­wie wei­ter und funk­tio­nier­te. Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­ble­me, funk­tio­na­le Red­un­dan­zen und feh­len­de oder schlecht ver­han­del­te War­tungs­ver­trä­ge waren da meist Neben­sa­che – wohl­ge­merkt: In der dama­li­gen Aus­nah­me­si­tua­ti­on! Heu­te sieht die Sache oft ganz anders aus und es gilt, den tech­no­lo­gi­schen Wild­wuchs wie­der auf ein prak­ti­ka­bles maß zurück­zu­stut­zen. Auch bei Ihnen?

War­um man ein Tech­no­lo­gie­re­fe­renz­mo­dell ver­wen­den soll­te

Ein Tech­no­lo­gie­re­fe­renz­mo­dell hat gleich meh­re­re Vor­tei­le. Ers­tens bie­tet es eine kla­re Sicht auf die gesam­te Tech­no­lo­gie­land­schaft des Unter­neh­mens. Zwei­tens erleich­tert es die Iden­ti­fi­ka­ti­on von Red­un­dan­zen und Opti­mie­rungs­mög­lich­kei­ten. Drit­tens unter­stützt es die Pla­nung und Steue­rung von Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen.

Praxisbeispiel für ein Technologiereferenzmodell
Pra­xis­bei­spiel für ein Tech­no­lo­gie­re­fe­renz­mo­dell (zum Ver­grö­ßern kli­cken)

TPA und TPM: Stra­te­gisch zum erfolg­rei­chen Tech­no­lo­gie­ma­nage­ment

Die Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Ana­ly­se (TPA) und das anschlie­ßen­de Tech­no­lo­gy Port­fo­lio Manage­ment (TPM) sind wesent­li­che Bestand­tei­le eines erfolg­rei­chen Tech­no­lo­gie­ma­nage­ments. Eine gründ­li­che TPA ermög­licht die Erstel­lung eines Tech­no­lo­gie­re­fe­renz­mo­dells, das für eine effek­ti­ve Kon­trol­le und Opti­mie­rung der IT-Land­schaft uner­läss­lich ist.

Die Imple­men­tie­rung eines TPM hilft Ihrem Unter­neh­men dabei, die IT-Res­sour­cen zu scho­nen, Kos­ten zu spa­ren und Know-how-Lücken zu schlie­ßen – allein schon dadurch, dass red­un­dan­te und ver­al­te­te Tech­no­lo­gien eli­mi­niert wer­den. Und das trägt nicht nur zur Ver­bes­se­rung der Zusam­men­ar­beit zwi­schen der IT und den eigent­li­chen Busi­ness-Units bei, son­dern unter­stützt auch die Ein­hal­tung von Com­pli­ance-Richt­li­ni­en, mini­miert Risi­ken und opti­miert Tech­no­lo­gie­inves­ti­tio­nen.

Dadurch wird Ihr IT-Team bes­ser auf­ge­stellt und kann sich auf bekann­te Tech­no­lo­gien kon­zen­trie­ren, was zu einer ver­bes­ser­ten Effi­zi­enz und Pro­duk­ti­vi­tät führt. Wie das kon­kret gelingt, indem Sie

  • Her­stel­ler­le­bens­zy­klen mana­gen
  • Pro­ak­ti­ves Risi­ko­ma­nage­ment betrei­ben

anstatt stän­dig nur „hin­ter­her­zu­lau­fen“, lesen Sie im zwei­ten Teil unse­res Rat­ge­ber­bei­trags zum sinn­vol­len Tech­no­lo­gie-Port­fo­lio-Manage­ment.

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