Application Portfolio Management (APM):
Anwendungen im Unternehmen erfassen, bewerten und managen
In einer sich schnell verändernden digitalen Welt ist das Management von Unternehmensanwendungen eine unabdingbare Kompetenz, um die Leistungsfähigkeit und Effizienz der eigenen Organisation zu gewährleisten. In diesem EAM-Expertenbeitrag möchten wir Ihnen deshalb genau die Tools und das Wissen an die Hand geben, um Ihr Applikationsportfolio effektiv zu managen und Technologie-Risiken frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Fünf Minuten Lesezeit, die sich lohnen. Denn in unserer dynamischen Geschäftswelt sind Risiken wie veraltete Technologien, Inkompatibilitäten zwischen Systemen, Sicherheitslücken oder Compliance-Verletzungen nur einige der Herausforderungen, mit denen sich EA-Verantwortliche täglich konfrontiert sehen.
Mit zunehmender Digitalisierung stellt das auch „klassische“ IT-Abteilungen im deutschen Mittelstand vor eine schwer händelbare Mammutaufgabe – denn schon heute umfasst ein durchschnittliches Application Portfolio in einem mittelgroßen Betrieb mit zweistelligem Millionenumsatz oft mehrere Hundert oder gar Tausende von einzelnen Anwendungen.
Mit APM zu mehr Sicherheit, Leistungsfähigkeit und unternehmensweiter Akzeptanz
Im Application Portfolio Management (APM) dreht sich daher alles um ein grundlegendes Prinzip: Den Überblick zu behalten. Oder wissen Sie ganz genau, wie viele Anwendungen in Ihrem Unternehmen wo, wann und wie eingesetzt – oder vielleicht schon lange vergessen – wurden? Sehen Sie.
Das Application Portfolio Management bringt Ordnung in den Anwendungsdschungel. Dabei schafft es nicht nur Transparenz, sondern ermöglicht gleichzeitig auch noch das effektive Management der vorhandenen Anwendungen, die so ihren maximalen Nutzen im Zusammenspiel mit den anderen drei Kernelementen der Unternehmensarchitektur (Technologien, Geschäftsprozesse und Geschäftsfähigkeiten) entfalten können.
APM-Expertentipp
Mit zunehmender Komplexität und Anzahl der Anwendungen in Ihrem Portfolio kann sich der Einsatz einer Application Management Software wie HOPEX als äußerst wertvoll erweisen. Denn damit lässt sich beispielsweise der Lebenszyklus jeder Anwendung überwachen. Mehr noch: Eine leistungsfähige, optimal konfigurierte APM-Software weist Sie auch proaktiv darauf hin, wenn eine (von einer Anwendung genutzte) Technologie, vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird. Und: welche weiteren Anwendungen noch betroffen sind!
Durch die Planung von Umstellungen und Migrationen sowie die Bereitstellung ausreichender Budgets können Sie mit APM-Programmen wie HOPEX zudem sicherstellen, dass Ihr Applikationsportfolio stets up-to-date bleibt.
Aufbau eines effizienten Application Portfolio Managements (APM)
Eine effizienter Aufbau eines Application Portfolio Managements (APM) erfordert vier grundlegende Schritte: Erfassen, Strukturieren, Bewerten und Managen von Anwendungen. Lassen Sie uns jeden dieser Schritte näher betrachten.
1. Applikationen erfassen
Der erste Schritt in der APM-Strategie besteht darin, ein umfassendes Inventar aller Anwendungen zu erstellen, die im gesamten Unternehmen verwendet werden. Darin aufgeführt sein sollte jede cloudbasierte Software und jede spezialisierte Anwendung, die zur Erledigung der täglichen Aufgaben notwendig ist. Am besten gelingt eine solche initiale Inventarisierung, indem Sie entsprechend vorbereitete Inventarlisten von allen Abteilungen und Fachbereichen ausfüllen lassen.
Noch besser und effizienter ist es allerdings, eine professionelle Software wie HOPEX zu nutzen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch den Einsatz neuester Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich damit nämlich eine Vorabidentifizierung von Anwendungen ganz automatisch erstellen. So müssen Sie nicht mit einer leeren Liste an die Fachabteilung gehen. Stattdessen verfügen Sie bereits eine lediglich zu ergänzende Auflistung.
Zudem bietet eine Softwarelösung wie HOPEX standardisierte Workflows, welche es beispielsweise den Fachabteilungen ermöglichen, direkt im Tool die benötigten Ergänzungen einzuzpflegen.
Diese Inventarliste sollte nicht nur den Namen und den Zweck jeder Anwendung enthalten, sondern auch wichtige zusätzliche Informationen wie:
- Lebenszyklus: Wie alt ist die Anwendung und wie lange ist sie noch unterstützt?
- Gesamtkosten: Wie viel kostet die Anwendung im Laufe eines Jahres unter Berücksichtigung aller Aspekte, einschließlich Lizenzkosten, Wartung, Schulungen und Support?
- Nutzer: Wer benutzt die Anwendung und wie viele Benutzer gibt es insgesamt?
- Geschäftswert: Wie wichtig ist diese Anwendung für die Geschäftsziele des Unternehmens?
- Technische Unterstützung: Wie gut ist die Anwendung durch den technischen Unterbau unterstützt? Läuft die Anwendung auf state-of-the-art Technologien oder nutzt sie veraltete Legacy?
- Datum der Inbetriebnahme: Wann wurde die Anwendung ursprünglich eingeführt?
- Cloud oder On-Premise: Wird die Anwendung lokal gehostet oder in der Cloud betrieben?
- Fachverantwortung: Wer ist für die strategische Ausrichtung und langfristige Planung der Anwendung verantwortlich?
- Betriebsverantwortung: Wer ist für die tägliche Verwaltung und den Betrieb dieser Anwendung verantwortlich?
- Beschreibung: Eine ausführliche Beschreibung der Funktion und des Einsatzbereiches der Anwendung sowie Informationen über vorhandene Lizenzen oder Versionen.
Dowload-Tipp: Eine praktische Inventurlisten-Vorlage haben wir kostenlos unter https://www.trusted-advisor.com/ea-fundament-der-enterprise-architecture/ bereitgestellt.
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Natürlich müssen nicht gleich alle Informationen, die oben aufgeführt sind, erhoben werden. Stattdessen empfehlen wir, mit einer Handvoll relevanter Daten anzufangen und sukzessive zu erweitern, je besser der Prozess implementiert und zur Routine wird.
2. Erfasste Applikationen strukturieren
Nachdem die Applikationen erfasst sind, geht es an die Strukturierung des Gesamtportfolios – meist in sinnvolle Cluster. Eine Fleißaufgabe, die übrigens bei steigender Anzahl an Applikationen erheblich an Komlexität gewinnen kann.
Zur Strukturierung der erfassten Applikationen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist die Organisation nach Funktionen oder Unternehmensbereichen, oftmals auch Fachdomänen genannt. Um das zu verdeutlichen, stellen Sie sich ein Organigramm vor, das verschiedene Unternehmensfunktionen wie Marketing, Produktion, Vertrieb, HR, Compliance, Risikomanagement, Beschaffung, Geschäftsführung und Finanzen abbildet. Für jeden dieser Bereiche kann ein Application Portfolio Manager oder Domain Architect als verantwortliche Instanz eingeführt werden – vorausgesetzt, es gibt in jedem dieser Bereiche auch genügend Applikationen, die verwaltet werden müssen. Die genaue Aufteilung hängt zudem stark von individuellen Faktoren wie der spezifischen Unternehmensorganisation ab.
Erfahrungsgemäß sollte ein Unternehmen spätestens ab etwa 100 Applikationen mindestens einen dedizierten Application Manager einsetzen. Spätestens dann, wenn die Zahl der Applikationen jedoch die 200-Marke knackt, sollten jedoch mehrere bereichsverantwortliche Application Manager oder Domain Architects etabliert werden.
Am besten, Sie halten sich einfach an folgende Grundregel: Sobald Sie als AP-Manager den Überblick verlieren, sollten Sie weitere Portfolios diversifizieren und Verantwortlichkeiten abgeben.
Ein weiterer Ansatz zur Strukturierung kann zudem die Orientierung an den Level 1-Prozessen sein, also denjenigen grundlegenden Geschäftsprozessen, die zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören. Beispiele hierfür wären Produktentwicklung, Verkauf oder Kundenservice. Doch auch die sogenannten Business Capabilities können eine sinnvolle Clusterstruktur vorgeben. Diese „Geschäftsfähigkeiten“ repräsentieren die Kernkompetenzen und strategischen Fähigkeiten, die ein Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein.
Beide Methoden können eine solide Struktur für Ihr Applikationsportfolio bieten und eine klare Sicht auf die Beziehungen zwischen verschiedenen Anwendungen und Geschäftsbereichen ermöglichen.
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An dieser Stelle kann es Sinn ergeben, dass die nun berufenen Application Portfolio Manager noch einmal eine zusätzliche „Extrarunde“ drehen, um die oft noch lückenhafte Inventarliste zu verfeinern oder zu vervollständigen.
3. Applikationen bewerten
Zur nun folgenden Bewertung der zuvor erfassten Applikationen können erneut verschiedenste Methoden zur Anwendung kommen. Ein essentieller Schritt vor Beginn dieses Prozesses ist jedoch die Definition eines einheitlichen, unternehmensweiten Bewertungsschlüssels. Hierfür empfehlen wir Ihnen eindringlich, alle relevanten Beteiligten zusammenzubringen und gemeinsam zu erörtern, welche Kriterien für die Bewertung herangezogen werden sollen. Stellen Sie dabei sicher, dass die Bedeutung der einzelnen Bewertungsstufen, etwa in Form von Schulnoten, für alle Beteiligten klar und eindeutig ist. So sollte es schließlich gelingen, eine einheitliche „Wertigkeit“ in der Bewertung herbeizuführen – frei von persönlichen Vorlieben, Erfahrungen oder Silodenken.
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Verlassen Sie sich an dieser Stelle bitte nicht (ausschließlich) auf vorgefertigte Bewertungshilfen, wie sie häufig bereits in verschiedenen APM-Softwarelösungen vorhanden sind. Denn die sind oft viel zu allgemein gehalten und eignen sich ohne individuelle Anpassung meist nicht für eine sinnvolle Bewertungsphase.
Die tatsächliche Bewertung kann dann entweder individuell und selbstständig oder im Rahmen einer Gruppendiskussion – ähnlich einer Fokusgruppe – durchgeführt werden.
Ist das Votum beendet, werten die Portfolio Manager die gesammelten Ergebnisse aus. Diese Evaluierung resultiert für gewöhnlich in einer umfangreichen Aufgabenliste, die als ausgezeichnete Basis für das zukünftige Application Portfolio Management dient.
4. Ergebnisse auswerten und Applikationsportfolio managen
Die Auswertung der Bewertungsergebnisse ist ein entscheidender Schritt. Die Bewertungen sollten in eine übersichtliche Form gebracht werden, beispielsweise in Diagramme oder Tabellen. Diese Übersicht hilft dabei, Entscheidungen über das weitere Vorgehen zu treffen.
Eine Möglichkeit zur Auswertung bietet dabei beispielsweise der TIME-Ansatz (Tolerate, Invest, Migrate, Eliminate), der von Gartner entwickelt wurde. Mit dieser Methode werden Anwendungen in vier Kategorien eingeteilt, basierend auf ihrer Geschäftsbedeutung und technischen Qualität.
- Tolerate: Anwendungen, die zwar technisch veraltet sind, aber immer noch einen hohen Geschäftswert haben. Diese Anwendungen werden weiterhin genutzt, bis eine bessere Lösung gefunden wird
- Invest: Anwendungen, die sowohl einen hohen Geschäftswert als auch eine gute technische Qualität haben. In diese Anwendungen sollte weiter investiert werden.
- Migrate: Anwendungen, die einen hohen Geschäftswert, aber eine schlechte technische Qualität haben. Diese Anwendungen sollten durch bessere Lösungen ersetzt werden.
- Eliminate: Anwendungen, die sowohl einen niedrigen Geschäftswert als auch eine schlechte technische Qualität haben. Diese Anwendungen sollten eliminiert werden.
Durch das kontinuierliche Bewerten und Neuausrichten des Applikationsportfolios kann das Unternehmen sicherstellen, dass es immer die besten Werkzeuge zur Verfügung hat, um seine Geschäftsziele zu erreichen.
Übrigens: Auch hier kann HOPEX mit Automatisierung glänzen. Denn HOPEX nutzt toolinterne Intelligenz, um automatisch Empfehlungen für die Platzierung der Anwendungen im TIME-Modell auszusprechen.
Dabei gilt: Je besser die Datenqualität jeder Anwendung, desto treffsicherer wird die Empfehlung.
APM-Expertentipp
Als zukünftiger Application Portfolio Manager oder Domain Architect sollten Sie sich die Anwendungen auch immer aus der Business-Perspektive betrachten. Denn Investitionen in Anwendungen, die kaum strategische Relevanz oder keine wichtigen Fähigkeiten des Unternehmens digitalisieren, können besser genutzt werden.
Ausblick: Wie geht es weiter nach den Applikationen?
Nachdem wir nun Ihr Application Portfolio Management (APM) auf Vordermann gebracht und ein System aus Portfolioverantwortlichkeiten und Managementprozessen etabliert haben, werden wir uns im nächsten Beitrag dem Technology Portfolio Management (TPM) zuwenden. Bleiben Sie dran!
