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21. Juni 2023

Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ment (APM):
Anwen­dun­gen im Unter­neh­men erfas­sen, bewer­ten und mana­gen

In einer sich schnell ver­än­dern­den digi­ta­len Welt ist das Manage­ment von Unter­neh­mens­an­wen­dun­gen eine unab­ding­ba­re Kom­pe­tenz, um die Leis­tungs­fä­hig­keit und Effi­zi­enz der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on zu gewähr­leis­ten. In die­sem EAM-Exper­ten­bei­trag möch­ten wir Ihnen des­halb genau die Tools und das Wis­sen an die Hand geben, um Ihr Appli­ka­ti­ons­port­fo­lio effek­tiv zu mana­gen und Tech­no­lo­gie-Risi­ken früh­zei­tig zu erken­nen und zu behe­ben.

Fünf Minu­ten Lese­zeit, die sich loh­nen. Denn in unse­rer dyna­mi­schen Geschäfts­welt sind Risi­ken wie ver­al­te­te Tech­no­lo­gien, Inkom­pa­ti­bi­li­tä­ten zwi­schen Sys­te­men, Sicher­heits­lü­cken oder Com­pli­ance-Ver­let­zun­gen nur eini­ge der Her­aus­for­de­run­gen, mit denen sich EA-Ver­ant­wort­li­che täg­lich kon­fron­tiert sehen.

Mit zuneh­men­der Digi­ta­li­sie­rung stellt das auch „klas­si­sche“ IT-Abtei­lun­gen im deut­schen Mit­tel­stand vor eine schwer hän­del­ba­re Mam­mut­auf­ga­be – denn schon heu­te umfasst ein durch­schnitt­li­ches Appli­ca­ti­on Port­fo­lio in einem mit­tel­gro­ßen Betrieb mit zwei­stel­li­gem Mil­lio­nen­um­satz oft meh­re­re Hun­dert oder gar Tau­sen­de von ein­zel­nen Anwen­dun­gen.

Mit APM zu mehr Sicher­heit, Leis­tungs­fä­hig­keit und unter­neh­mens­wei­ter Akzep­tanz

Im Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ment (APM) dreht sich daher alles um ein grund­le­gen­des Prin­zip: Den Über­blick zu behal­ten. Oder wis­sen Sie ganz genau, wie vie­le Anwen­dun­gen in Ihrem Unter­neh­men wo, wann und wie ein­ge­setzt – oder viel­leicht schon lan­ge ver­ges­sen – wur­den? Sehen Sie.

Das Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ment bringt Ord­nung in den Anwen­dungs­dschun­gel. Dabei schafft es nicht nur Trans­pa­renz, son­dern ermög­licht gleich­zei­tig auch noch das effek­ti­ve Manage­ment der vor­han­de­nen Anwen­dun­gen, die so ihren maxi­ma­len Nut­zen im Zusam­men­spiel mit den ande­ren drei Kern­ele­men­ten der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur (Tech­no­lo­gien, Geschäfts­pro­zes­se und Geschäfts­fä­hig­kei­ten) ent­fal­ten kön­nen.

APM-Exper­ten­tipp

Mit zuneh­men­der Kom­ple­xi­tät und Anzahl der Anwen­dun­gen in Ihrem Port­fo­lio kann sich der Ein­satz einer Appli­ca­ti­on Manage­ment Soft­ware wie HOPEX als äußerst wert­voll erwei­sen. Denn damit lässt sich bei­spiels­wei­se der Lebens­zy­klus jeder Anwen­dung über­wa­chen. Mehr noch: Eine leis­tungs­fä­hi­ge, opti­mal kon­fi­gu­rier­te APM-Soft­ware weist Sie auch pro­ak­tiv dar­auf hin, wenn eine (von einer Anwen­dung genutz­te) Tech­no­lo­gie, vom Her­stel­ler nicht mehr unter­stützt wird. Und: wel­che wei­te­ren Anwen­dun­gen noch betrof­fen sind!

Durch die Pla­nung von Umstel­lun­gen und Migra­tio­nen sowie die Bereit­stel­lung aus­rei­chen­der Bud­gets kön­nen Sie mit APM-Pro­gram­men wie HOPEX zudem sicher­stel­len, dass Ihr Appli­ka­ti­ons­port­fo­lio stets up-to-date bleibt.

HOPEX - Applikationsportfolio im Überblick
Tool "MEGA" - Applikationen im Überblick

Auf­bau eines effi­zi­en­ten Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ments (APM)

Eine effi­zi­en­ter Auf­bau eines Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ments (APM) erfor­dert vier grund­le­gen­de Schrit­te: Erfas­sen, Struk­tu­rie­ren, Bewer­ten und Mana­gen von Anwen­dun­gen. Las­sen Sie uns jeden die­ser Schrit­te näher betrach­ten.

1. Appli­ka­tio­nen erfas­sen

Der ers­te Schritt in der APM-Stra­te­gie besteht dar­in, ein umfas­sen­des Inven­tar aller Anwen­dun­gen zu erstel­len, die im gesam­ten Unter­neh­men ver­wen­det wer­den. Dar­in auf­ge­führt sein soll­te jede cloud­ba­sier­te Soft­ware und jede spe­zia­li­sier­te Anwen­dung, die zur Erle­di­gung der täg­li­chen Auf­ga­ben not­wen­dig ist. Am bes­ten gelingt eine sol­che initia­le Inven­ta­ri­sie­rung, indem Sie ent­spre­chend vor­be­rei­te­te Inven­tar­lis­ten von allen Abtei­lun­gen und Fach­be­rei­chen aus­fül­len las­sen.

Noch bes­ser und effi­zi­en­ter ist es aller­dings, eine pro­fes­sio­nel­le Soft­ware wie HOPEX zu nut­zen. 

Die Vor­tei­le lie­gen auf der Hand: Durch den Ein­satz neu­es­ter Tech­no­lo­gien wie Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) lässt sich damit näm­lich eine Vor­abi­den­ti­fi­zie­rung von Anwen­dun­gen ganz auto­ma­tisch erstel­len. So müs­sen Sie nicht mit einer lee­ren Lis­te an die Fach­ab­tei­lung gehen. Statt­des­sen ver­fü­gen Sie bereits eine ledig­lich zu ergän­zen­de Auf­lis­tung.

Zudem bie­tet eine Soft­ware­lö­sung wie HOPEX stan­dar­di­sier­te Work­flows, wel­che es bei­spiels­wei­se den Fach­ab­tei­lun­gen ermög­li­chen, direkt im Tool die benö­tig­ten Ergän­zun­gen ein­zuz­pfle­gen.

Die­se Inven­tar­lis­te soll­te nicht nur den Namen und den Zweck jeder Anwen­dung ent­hal­ten, son­dern auch wich­ti­ge zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen wie:

  • Lebens­zy­klus: Wie alt ist die Anwen­dung und wie lan­ge ist sie noch unter­stützt?
  • Gesamt­kos­ten: Wie viel kos­tet die Anwen­dung im Lau­fe eines Jah­res unter Berück­sich­ti­gung aller Aspek­te, ein­schließ­lich Lizenz­kos­ten, War­tung, Schu­lun­gen und Sup­port?
  • Nut­zer: Wer benutzt die Anwen­dung und wie vie­le Benut­zer gibt es ins­ge­samt?
  • Geschäfts­wert: Wie wich­tig ist die­se Anwen­dung für die Geschäfts­zie­le des Unter­neh­mens?
  • Tech­ni­sche Unter­stüt­zung: Wie gut ist die Anwen­dung durch den tech­ni­schen Unter­bau unter­stützt? Läuft die Anwen­dung auf sta­te-of-the-art Tech­no­lo­gien oder nutzt sie ver­al­te­te Lega­cy?
  • Datum der Inbe­trieb­nah­me: Wann wur­de die Anwen­dung ursprüng­lich ein­ge­führt?
  • Cloud oder On-Pre­mi­se: Wird die Anwen­dung lokal gehos­tet oder in der Cloud betrie­ben?
  • Fach­ver­ant­wor­tung: Wer ist für die stra­te­gi­sche Aus­rich­tung und lang­fris­ti­ge Pla­nung der Anwen­dung ver­ant­wort­lich?
  • Betriebs­ver­ant­wor­tung: Wer ist für die täg­li­che Ver­wal­tung und den Betrieb die­ser Anwen­dung ver­ant­wort­lich?
  • Beschrei­bung: Eine aus­führ­li­che Beschrei­bung der Funk­ti­on und des Ein­satz­be­rei­ches der Anwen­dung sowie Infor­ma­tio­nen über vor­han­de­ne Lizen­zen oder Ver­sio­nen.

Dow­load-Tipp: Eine prak­ti­sche Inven­tur­lis­ten-Vor­la­ge haben wir kos­ten­los unter https://www.trusted-advisor.com/ea-fundament-der-enterprise-architecture/ bereit­ge­stellt.

APM-Exper­ten­tipp

Natür­lich müs­sen nicht gleich alle Infor­ma­tio­nen, die oben auf­ge­führt sind, erho­ben wer­den. Statt­des­sen emp­feh­len wir, mit einer Hand­voll rele­van­ter Daten anzu­fan­gen und suk­zes­si­ve zu erwei­tern, je bes­ser der Pro­zess imple­men­tiert und zur Rou­ti­ne wird.

2. Erfass­te Appli­ka­tio­nen struk­tu­rie­ren

Nach­dem die Appli­ka­tio­nen erfasst sind, geht es an die Struk­tu­rie­rung des Gesamt­port­fo­li­os – meist in sinn­vol­le Clus­ter. Eine Fleiß­auf­ga­be, die übri­gens bei stei­gen­der Anzahl an Appli­ka­tio­nen erheb­lich an Kom­le­xi­tät gewin­nen kann.

Zur Struk­tu­rie­rung der erfass­ten Appli­ka­tio­nen gibt es ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten. Eine davon ist die Orga­ni­sa­ti­on nach Funk­tio­nen oder Unter­neh­mens­be­rei­chen, oft­mals auch Fach­do­mä­nen genannt. Um das zu ver­deut­li­chen, stel­len Sie sich ein Orga­ni­gramm vor, das ver­schie­de­ne Unter­neh­mens­funk­tio­nen wie Mar­ke­ting, Pro­duk­ti­on, Ver­trieb, HR, Com­pli­ance, Risi­ko­ma­nage­ment, Beschaf­fung, Geschäfts­füh­rung und Finan­zen abbil­det. Für jeden die­ser Berei­che kann ein Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Mana­ger oder Domain Archi­tect als ver­ant­wort­li­che Instanz ein­ge­führt wer­den – vor­aus­ge­setzt, es gibt in jedem die­ser Berei­che auch genü­gend Appli­ka­tio­nen, die ver­wal­tet wer­den müs­sen. Die genaue Auf­tei­lung hängt zudem stark von indi­vi­du­el­len Fak­to­ren wie der spe­zi­fi­schen Unter­neh­mens­or­ga­ni­sa­ti­on ab.

Erfah­rungs­ge­mäß soll­te ein Unter­neh­men spä­tes­tens ab etwa 100 Appli­ka­tio­nen min­des­tens einen dedi­zier­ten Appli­ca­ti­on Mana­ger ein­set­zen. Spä­tes­tens dann, wenn die Zahl der Appli­ka­tio­nen jedoch die 200-Mar­ke knackt, soll­ten jedoch meh­re­re bereichs­ver­ant­wort­li­che Appli­ca­ti­on Mana­ger oder Domain Archi­tects eta­bliert wer­den.

Am bes­ten, Sie hal­ten sich ein­fach an fol­gen­de Grund­re­gel: Sobald Sie als AP-Mana­ger den Über­blick ver­lie­ren, soll­ten Sie wei­te­re Port­fo­li­os diver­si­fi­zie­ren und Ver­ant­wort­lich­kei­ten abge­ben.

Ein wei­te­rer Ansatz zur Struk­tu­rie­rung kann zudem die Ori­en­tie­rung an den Level 1‑Prozessen sein, also den­je­ni­gen grund­le­gen­den Geschäfts­pro­zes­sen, die zum Kern­ge­schäft eines Unter­neh­mens gehö­ren. Bei­spie­le hier­für wären Pro­dukt­ent­wick­lung, Ver­kauf oder Kun­den­ser­vice. Doch auch die soge­nann­ten Busi­ness Capa­bi­li­ties kön­nen eine sinn­vol­le Clus­ter­struk­tur vor­ge­ben. Die­se „Geschäfts­fä­hig­kei­ten“ reprä­sen­tie­ren die Kern­kom­pe­ten­zen und stra­te­gi­schen Fähig­kei­ten, die ein Unter­neh­men braucht, um erfolg­reich zu sein.

Bei­de Metho­den kön­nen eine soli­de Struk­tur für Ihr Appli­ka­ti­ons­port­fo­lio bie­ten und eine kla­re Sicht auf die Bezie­hun­gen zwi­schen ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen und Geschäfts­be­rei­chen ermög­li­chen.

APM-Exper­ten­tipp

An die­ser Stel­le kann es Sinn erge­ben, dass die nun beru­fe­nen Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Mana­ger noch ein­mal eine zusätz­li­che “Extra­run­de” dre­hen, um die oft noch lücken­haf­te Inven­tar­lis­te zu ver­fei­nern oder zu ver­voll­stän­di­gen.

3. Appli­ka­tio­nen bewer­ten

Zur nun fol­gen­den Bewer­tung der zuvor erfass­ten Appli­ka­tio­nen kön­nen erneut ver­schie­dens­te Metho­den zur Anwen­dung kom­men. Ein essen­ti­el­ler Schritt vor Beginn die­ses Pro­zes­ses ist jedoch die Defi­ni­ti­on eines ein­heit­li­chen, unter­neh­mens­wei­ten Bewer­tungs­schlüs­sels. Hier­für emp­feh­len wir Ihnen ein­dring­lich, alle rele­van­ten Betei­lig­ten zusam­men­zu­brin­gen und gemein­sam zu erör­tern, wel­che Kri­te­ri­en für die Bewer­tung her­an­ge­zo­gen wer­den sol­len. Stel­len Sie dabei sicher, dass die Bedeu­tung der ein­zel­nen Bewer­tungs­stu­fen, etwa in Form von Schul­no­ten, für alle Betei­lig­ten klar und ein­deu­tig ist. So soll­te es schließ­lich gelin­gen, eine ein­heit­li­che “Wer­tig­keit” in der Bewer­tung her­bei­zu­füh­ren – frei von per­sön­li­chen Vor­lie­ben, Erfah­run­gen oder Silo­den­ken.

APM-Exper­ten­tipp

 Ver­las­sen Sie sich an die­ser Stel­le bit­te nicht (aus­schließ­lich) auf vor­ge­fer­tig­te Bewer­tungs­hil­fen, wie sie häu­fig bereits in ver­schie­de­nen APM-Soft­ware­lö­sun­gen vor­han­den sind. Denn die sind oft viel zu all­ge­mein gehal­ten und eig­nen sich ohne indi­vi­du­el­le Anpas­sung meist nicht für eine sinn­vol­le Bewer­tungs­pha­se.

Die tat­säch­li­che Bewer­tung kann dann ent­we­der indi­vi­du­ell und selbst­stän­dig oder im Rah­men einer Grup­pen­dis­kus­si­on – ähn­lich einer Fokus­grup­pe – durch­ge­führt wer­den.

Ist das Votum been­det, wer­ten die Port­fo­lio Mana­ger die gesam­mel­ten Ergeb­nis­se aus. Die­se Eva­lu­ie­rung resul­tiert für gewöhn­lich in einer umfang­rei­chen Auf­ga­ben­lis­te, die als aus­ge­zeich­ne­te Basis für das zukünf­ti­ge Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ment dient.

4. Ergeb­nis­se aus­wer­ten und Appli­ka­ti­ons­port­fo­lio mana­gen

Die Aus­wer­tung der Bewer­tungs­er­geb­nis­se ist ein ent­schei­den­der Schritt. Die Bewer­tun­gen soll­ten in eine über­sicht­li­che Form gebracht wer­den, bei­spiels­wei­se in Dia­gram­me oder Tabel­len. Die­se Über­sicht hilft dabei, Ent­schei­dun­gen über das wei­te­re Vor­ge­hen zu tref­fen.

Eine Mög­lich­keit zur Aus­wer­tung bie­tet dabei bei­spiels­wei­se der TIME-Ansatz (Tole­ra­te, Invest, Migra­te, Eli­mi­na­te), der von Gart­ner ent­wi­ckelt wur­de. Mit die­ser Metho­de wer­den Anwen­dun­gen in vier Kate­go­rien ein­ge­teilt, basie­rend auf ihrer Geschäfts­be­deu­tung und tech­ni­schen Qua­li­tät.

  • Tole­ra­te: Anwen­dun­gen, die zwar tech­nisch ver­al­tet sind, aber immer noch einen hohen Geschäfts­wert haben. Die­se Anwen­dun­gen wer­den wei­ter­hin genutzt, bis eine bes­se­re Lösung gefun­den wird
  • Invest: Anwen­dun­gen, die sowohl einen hohen Geschäfts­wert als auch eine gute tech­ni­sche Qua­li­tät haben. In die­se Anwen­dun­gen soll­te wei­ter inves­tiert wer­den.
  • Migra­te: Anwen­dun­gen, die einen hohen Geschäfts­wert, aber eine schlech­te tech­ni­sche Qua­li­tät haben. Die­se Anwen­dun­gen soll­ten durch bes­se­re Lösun­gen ersetzt wer­den.
  • Eli­mi­na­te: Anwen­dun­gen, die sowohl einen nied­ri­gen Geschäfts­wert als auch eine schlech­te tech­ni­sche Qua­li­tät haben. Die­se Anwen­dun­gen soll­ten eli­mi­niert wer­den.
Tool TIME - Analyse und Werte

Durch das kon­ti­nu­ier­li­che Bewer­ten und Neu­aus­rich­ten des Appli­ka­ti­ons­port­fo­li­os kann das Unter­neh­men sicher­stel­len, dass es immer die bes­ten Werk­zeu­ge zur Ver­fü­gung hat, um sei­ne Geschäfts­zie­le zu errei­chen. 

Übri­gens: Auch hier kann HOPEX mit Auto­ma­ti­sie­rung glän­zen. Denn HOPEX nutzt toolin­ter­ne Intel­li­genz, um die Anwen­dun­gen auto­ma­tisch in das TIME Modell zu plat­zie­ren. 

Dabei gilt: Je bes­ser die Daten­qua­li­tät jeder Anwen­dung, des­to ein­fa­cher ist es für HOPEX eine Emp­feh­lung aus­zu­spre­chen. Dadurch sind ist die Bewer­tung schon vor­aus­ge­füllt und muss nur noch nach­ge­bes­sert wer­den, wo das Tool vllt. zu viel inter­pre­tiert hat.

APM-Exper­ten­tipp

Als EA-Ver­ant­wort­li­cher soll­ten Sie immer dar­auf ach­ten, dass der zu errei­chen­de Vor­teil einer Anwen­dung auch einer wich­ti­gen Geschäfts­fä­hig­keit des Unter­neh­mens zuträg­lich ist.

Aus­blick: Wie geht es wei­ter nach den Appli­ka­tio­nen?

Nach­dem wir nun Ihr Appli­ca­ti­on Port­fo­lio Manage­ment (APM) auf Vor­der­mann gebracht und ein Sys­tem aus Port­fo­lio­ver­ant­wort­lich­kei­ten und Manage­ment­pro­zes­sen eta­bliert haben, wer­den wir uns im nächs­ten Bei­trag dem Tech­no­lo­gy Port­fo­lio Manage­ment (TPM) zuwen­den. Blei­ben Sie dran!

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(habe ich auch nicht anders erwartet) :-)



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