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22. Mai 2023

Mit dem pas­sen­den Ansatz zur opti­mier­ten Enter­pri­se Archi­tec­tu­re, 
Teil 2: EA-Opti­mie­rung pla­nen und imple­men­tie­ren

Sind die Kar­ten erst ein­mal auf dem Tisch, kann es im Grun­de auch schon los­ge­hen mit der Opti­mie­rung der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur. Im nächs­ten Schritt gilt es daher zu bestim­men, wel­che EA-Stell­schrau­ben in wel­cher sinn­vol­len Rei­hen­fol­ge ange­gan­gen wer­den sol­len. Dazu wer­den zunächst die offen zuta­ge getre­te­nen Lücken bestimmt, ent­spre­chen­de Ver­än­de­run­gen geplant und schließ­lich kla­re Mei­len­stei­ne defi­niert. So ent­steht ein effi­zi­enz­ori­en­tier­ter Umset­zungs­plan zur Rea­li­sa­ti­on der ange­ra­te­nen Ver­än­de­run­gen. Wie das ganz kon­kret gelingt, lesen Sie jetzt.

Bestim­mung bestehen­der „Lücken“ in der EA

Wir gehen hier davon aus, dass Sie den indi­vi­du­el­len Ist-Zustand bereits erho­ben haben, indem Sie Ihren aktu­el­len EA-Ansatz inten­siv hin­ter­fragt und dar­auf­hin über­prüft haben, wie und ob er über­haupt zum eige­nen Unter­neh­men passt. Soll­te das noch nicht gesche­hen sein, lesen Sie am bes­ten unse­re 3‑Schrit­te-Anlei­tung zum Auf­bau eines trag­fä­hi­gen EA-Fun­da­ments

Ist das geschafft, wis­sen Sie nun:

  • wie es aktu­ell aus­sieht,

  • was Sie zukünf­tig mit der EA errei­chen wol­len und

  • wie Sie es errei­chen wol­len.

Dabei haben sie sich auch ent­schie­den wie Sie:

  • EA zukünf­tig bes­ser ver­an­kern und im Unter­neh­men ver­net­zen
  • Wel­che Frame­works Sie zu Hil­fe neh­men (TOGAF, BIZBOK, SAFe, EDGY)
  • Ob Ihr aktu­el­les EA Tool das Rich­ti­ge ist oder Sie hier ein Update benö­ti­gen (aus unse­rer Erfah­rung ist HOPEX hier eine sehr gute Wahl, da es alle EA Anwen­dungs­fäl­le out-of-the Box unter­stützt)
  • Wie Sie zukünf­tig poten­ti­el­le Stake­hol­der mit Infor­ma­tio­nen ver­sor­gen möch­ten (Report­ing Ebe­ne)

Tipp vom EA-Exper­ten

Wich­tig ist außer­dem, bei der Pla­nung und dem Bestim­men der Anpas­sun­gen rea­lis­tisch zu blei­ben, was das eige­ne Unter­neh­men über­haupt braucht bzw. “ver­kraf­tet”. Denn nicht jede Ände­rung ist für jedes Unter­neh­men gleich gut geeig­net oder umsetz­bar.

Pla­nen der Ver­än­de­run­gen

Nun geht es dar­an, die ers­ten Ände­rungs­maß­nah­men zu iden­ti­fi­zie­ren. Wel­che das sind, hängt ganz von dem oben her­aus­ge­ar­bei­te­ten Ist-Zustand und der Fra­ge ab, wohin sich die EA in Ihrem Unter­neh­men ent­wi­ckeln soll.

Maß­nah­men­idee: EA-Base­line schaf­fen

Ein mög­li­cher ers­ter Schritt könn­te sein, eine EA-Base­line zu schaf­fen. Hier­bei han­delt es sich um eine Art Grund­ge­rüst oder Fun­da­ment der Enter­pri­se Archi­tec­tu­re, das den aktu­el­len Zustand der Archi­tek­tur wie­der­gibt und für ein Busi­ness-IT-Ali­gnment sorgt, da wir uns hier zum einen die IT-Sei­te (Appli­ka­tio­nen und Tech­no­lo­gien) als auch die Busi­ness Sei­te (Geschäfts­pro­zes­se und Fähig­kei­ten des Unter­neh­mens) genau­er unter die Lupe neh­men und die­se mit­ein­an­der ver­bin­den.

Auf die­ser Basis kön­nen dann ers­te klei­ne­re EA-Ser­vices eta­bliert wer­den. Hier­bei kann es sich bei­spiels­wei­se um Infor­ma­tio­nen und Ana­ly­sen han­deln, die für die Wei­ter­ent­wick­lung des Unter­neh­mens inter­es­sant sind und sich so z.B. auf die Unter­neh­mens­stra­te­gie, Pro­jek­te, Res­sour­cen­pla­nung etc. aus­wir­ken. 

Gut, dass es sowas wie EA gibt, um sol­che Infor­ma­tio­nen über­haupt erst trans­pa­rent zu machen! 

Maß­nah­men­idee: Soft­ware­aus­wahl erleich­tern

Ein wei­te­rer Ansatz könn­te sein, den Fach­be­rei­chen bei der Soft­ware­aus­wahl zur Hand zu gehen. Hier­bei kann das EA-Team sei­ne Exper­ti­se ein­brin­gen, um die best­mög­li­che Aus­wahl zu tref­fen. Fra­gen wie “Haben wir schon eine Anwen­dung, die das kann?”, “Ist die neue Anwen­dung sicher?“ oder „Ist der Her­stel­ler über­haupt in der Lage uns ver­nünf­tig zu sup­port­en?” kön­nen hier­bei fach­ge­recht beant­wor­tet und geklärt wer­den.

Ein EA-Ser­vice, der gera­de in tech­nisch eher nicht so ver­sier­ten Fach­ab­tei­lun­gen mit­un­ter viel Stress und Unsi­cher­hei­ten besei­ti­gen kann. Natür­lich las­sen sich in einem EA-gestütz­ten Soft­ware­aus­wahl­pro­zess aber auch wei­te­re Unsi­cher­hei­ten wie Daten­schutz- und Com­pli­ance-Fra­gen oder Fra­gen zur IT-Secu­ri­ty spür­bar leich­ter klä­ren.

Tipp vom EA-Exper­ten

Sie könn­te aber auch bereits hier mit der Bil­dung einer EA-Com­mu­ni­ty für das Unter­neh­men begin­nen. Dabei geht es dar­um, mög­lichst vie­le poten­ti­el­le Stake­hol­der in ein regel­mä­ßi­ges Mee­ting ein­zu­la­den und zusam­men mit ihnen aktu­el­le Pain-Points zu iden­ti­fi­zie­ren. Der gro­ße Vor­teil: Sie haben alle wich­ti­gen Gate­kee­per, Beein­flus­ser und Ent­schei­der von Anfang an mit am Tisch – und damit sprich­wört­lich im gemein­sa­men Boot, wenn es ablegt.

Defi­ni­ti­on der Mei­len­stei­ne

Nun, da Sie eine kla­re Vor­stel­lung davon haben, wo Sie hin­wol­len – und wel­che Maß­nah­men dazu not­wen­dig sind – gilt es, sinn­vol­le Mei­len­stei­ne zu defi­nie­ren. Die­se hel­fen dabei, den Fort­schritt zu über­wa­chen und das gro­ße Gan­ze im Blick zu behal­ten. Sie kön­nen bei­spiels­wei­se die Imple­men­tie­rung bestimm­ter Tools, die Durch­füh­rung von Schu­lun­gen oder das Errei­chen bestimm­ter Zie­le in der Ent­wick­lung der Archi­tek­tur dar­stel­len.

Imple­men­tie­ren der Anpas­sun­gen

Die Imple­men­tie­rung der geplan­ten Ver­än­de­run­gen ist ein zen­tra­ler Schritt im Opti­mie­rungs­pro­zess der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur. Die­se Pha­se ist gekenn­zeich­net durch die Trans­for­ma­ti­on von Theo­rie in Pra­xis, von Ideen in Aktio­nen und von Pla­nun­gen in leben­di­ge Pro­zes­se. Dabei ist beson­ders wich­tig, die aus­ge­ar­bei­te­ten Kon­zep­te in hand­hab­ba­re, wie­der­hol­ba­re EA-Ser­vices und Pro­zes­se zu über­füh­ren. Oder anders aus­ge­drückt: Nun ist es Zeit, die ers­ten „ech­ten“ EA-Ser­vices auf­zu­set­zen und den ent­schei­den­den Unter­neh­mens­tei­len bereit­zu­stel­len.

Sie benö­ti­gen ein wenig Inspi­ra­ti­on, mit wel­chen Ser­vices Sie star­ten soll­ten? Kein Pro­blem, denn obwohl Ihr indi­vi­du­el­ler Maß­nah­men­mix natür­lich maß­geb­lich 

  • von Ihrer aktu­el­len EA-Situa­ti­on, 
  • den bestehen­den Unter­neh­mens­pro­zes­sen, 
  • der Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur 

und vie­len ande­ren Fak­to­ren abhängt, gibt es den­noch eini­ge Bei­spie­le für EA-Ser­vices, mit denen man als Enter­pri­se Archi­tect, Digi­tal Trans­for­ma­ti­on Mana­ger (DTM) oder einer ver­gleich­ba­ren Rol­le eigent­lich immer ins Schwar­ze trifft.

EA-Ser­vice 1: Manage­ment der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur

Der ers­te EA-Ser­vice könn­te sich bei­spiels­wei­se auf das Manage­ment der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur fokus­sie­ren. Dabei geht es nicht nur um eine grund­le­gen­de Über­wa­chung der Archi­tek­tur, son­dern vor allem um die Schaf­fung von Trans­pa­renz für alle Stake­hol­der im Unter­neh­men – gera­de in der Geschäfts­füh­rung. Die­se Dienst­leis­tung könn­te regel­mä­ßi­ge Berich­te erstel­len, die ein detail­lier­tes Bild des aktu­el­len Unter­neh­mens lie­fern. Die Reports könn­ten dabei bei­spiels­wei­se auf­zei­gen,

  • wel­cher Pro­zess wie gut durch wel­che Anwen­dung unter­stützt wird,
  • wo noch ver­al­te­te Tech­no­lo­gien im Ein­satz sind,
  • wel­che Fähig­kei­ten des Unter­neh­mens gut aus­ge­baut sind
  • wo wel­che Digi­ta­li­sie­rungs­in­itia­ti­ve greift

oder wo aku­ter Hand­lungs­be­darf besteht.

Übri­gens: Eine aus­ge­reif­te EA-Soft­ware wie HOPEX unter­stützt Sie bei die­sem Vor­ha­ben gleich in meh­re­rer Hin­sicht. Sie ermög­licht näm­lich nicht nur das dar­stel­len der Infor­ma­tio­nen. Neu­er­dings kön­nen Sie sogar von KI-gestütz­ten Funk­tio­nen zum Ein­sam­meln und Aus­wer­ten von Infor­ma­tio­nen pro­fi­tie­ren. Etwa in Form von Zusam­men­hangs­wis­sen (Busi­ness IT Ali­gnment) über die IT-Land­schaft. Das Ergeb­nis: Ein genz­heit­li­cher Blick auf die Geschäfts­pro­zes­se und Unter­neh­mens­fä­hig­kei­ten (Capa­bi­li­ties).

 

EA-Ser­vice-Effekt: Trans­pa­renz und Infor­ma­ti­on

Durch die­sen EA-Ser­vice ent­steht eine kon­stan­te Infor­ma­ti­ons­ba­sis, die für Ent­schei­dungs­trä­ger im Unter­neh­men von gro­ßem Wert sein kann.

EA-Ser­vice 2: Unter­stüt­zungs­pro­zess zur Soft­ware­aus­wahl

Der zwei­te EA-Ser­vice könn­te einen struk­tu­rier­ten Pro­zess zur Unter­stüt­zung der Soft­ware­aus­wahl bereit­stel­len. Kommt Ihnen bekannt vor? Stimmt, genau die­sen Ser­vice haben wir wei­ter oben schon ein­mal kurz ange­schnit­ten. Nun wird es aber deut­lich kon­kre­ter, die­ser EA-Ser­vice könn­te näm­lich aus meh­re­ren Pha­sen bestehen:

  1. Unter­stüt­zung bei der Bedarfs­ana­ly­se: Zunächst könn­te eine Bedarfs­ana­ly­se durch­ge­führt wer­den, um zu ver­ste­hen, wel­che Anfor­de­run­gen an die neue Soft­ware gestellt wer­den.
  2. Anfor­de­rungs­ka­ta­log erstel­len: Anschlie­ßend lie­ße sich bei­spiels­wei­se ein EA-gestütz­ter Anfor­de­rungs­ka­ta­log erstel­len, der alle spe­zi­fi­schen Bedürf­nis­se auf­lis­tet.
  3. Markt­scree­ning und Vor­auswahl: Mit die­sem Kata­log könn­te dann eine Markt­ana­ly­se durch­ge­führt wer­den, um poten­zi­ell geeig­ne­te Soft­ware­lö­sun­gen zu iden­ti­fi­zie­ren.
  4. Soft­ware­aus­wahl: Schließ­lich könn­te eine Eva­lua­tions- und Aus­wahl­pha­se fol­gen, in der die iden­ti­fi­zier­ten Soft­ware­lö­sun­gen hin­sicht­lich ihrer Eig­nung bewer­tet und die pas­sends­te Lösung aus­ge­wählt wird.

EA-Ser­vice-Effekt:

Die­ser EA-Ser­vice bie­tet einen sys­te­ma­ti­schen und wie­der­hol­ba­ren Pro­zess, der die Qua­li­tät und Effi­zi­enz der Soft­ware­aus­wahl ver­bes­sert – und gleich­zei­tig einen der größ­ten Rei­bungs­punk­te zwi­schen Fach­ab­tei­lun­gen und IT bereits früh­zei­tig ver­hin­dert.

EA-Ser­vice 3: Platt­form zur Samm­lung und Bear­bei­tung von Pain Points

Der drit­te EA-Ser­vice könn­te schließ­lich eine Platt­form zur Iden­ti­fi­ka­ti­on und Bear­bei­tung von Pain Points im Unter­neh­men bie­ten. Pain Points sind Pro­ble­me oder Her­aus­for­de­run­gen, die von den Mit­ar­bei­ten­den im täg­li­chen Geschäft wahr­ge­nom­men wer­den.

Die­se Platt­form könn­te einen siche­ren Raum bereit­stel­len, in dem die­se Pain Points offen (und gege­be­nen­falls anonym) ange­spro­chen und dis­ku­tiert wer­den kön­nen. Dabei könn­te ein Fokus dar­auf lie­gen, gemein­sam Lösungs­an­sät­ze zu erar­bei­ten und die­se mit Hil­fe von EA-Metho­den anzu­ge­hen.

EA-Ser­vice-Effekt:

Die­ser Ser­vice könn­te nicht nur dazu bei­tra­gen, Pro­ble­me effek­tiv zu lösen, son­dern auch dazu, eine Kul­tur der offe­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zusam­men­ar­beit im Unter­neh­men zu för­dern.

Wie geht es wei­ter? Erfolg­reich!

Sind die ers­ten EA-Anpas­sun­gen erst ein­mal imple­men­tiert, wird sich vie­les im Unter­neh­men ändern – oder bes­ser gesagt: bereits geän­dert haben. Inzwi­schen dürf­te der Mehr­wert der Unter­neh­mens­ar­chi­tek­tur für zahl­rei­che Stake­hol­der näm­lich kon­kret greif­bar gewor­den sein.

Wie Sie als Enter­pri­se Archi­tect oder Digi­tal Trans­for­ma­ti­on Mana­ger die anfäng­li­che Dyna­mik effek­tiv nut­zen, wel­che nächs­ten sinn­vol­len Schrit­te fol­gen soll­ten und wie Sie nun selbst den hart­nä­ckigs­ten Skep­ti­ker von den Vor­tei­len der EA über­zeu­gen kön­nen, erläu­tern wir in unse­ren kom­men­den Bei­trä­gen.

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