Mit dem passenden Ansatz zur optimierten Enterprise Architecture,
Teil 2: EA-Optimierung planen und implementieren
Sind die Karten erst einmal auf dem Tisch, kann es im Grunde auch schon losgehen mit der Optimierung der Unternehmensarchitektur. Im nächsten Schritt gilt es daher zu bestimmen, welche EA-Stellschrauben in welcher sinnvollen Reihenfolge angegangen werden sollen. Dazu werden zunächst die offen zutage getretenen Lücken bestimmt, entsprechende Veränderungen geplant und schließlich klare Meilensteine definiert. So entsteht ein effizienzorientierter Umsetzungsplan zur Realisation der angeratenen Veränderungen. Wie das ganz konkret gelingt, lesen Sie jetzt.
Bestimmung bestehender „Lücken“ in der EA
Wir gehen hier davon aus, dass Sie den individuellen Ist-Zustand bereits erhoben haben, indem Sie Ihren aktuellen EA-Ansatz intensiv hinterfragt und daraufhin überprüft haben, wie und ob er überhaupt zum eigenen Unternehmen passt. Sollte das noch nicht geschehen sein, lesen Sie am besten unsere 3-Schritte-Anleitung zum Aufbau eines tragfähigen EA-Fundaments
Ist das geschafft, wissen Sie nun:
wie es aktuell aussieht,
was Sie zukünftig mit der EA erreichen wollen und
wie Sie es erreichen wollen.
Dabei haben sie sich auch entschieden wie Sie:
- EA zukünftig besser verankern und im Unternehmen vernetzen
- Welche Frameworks Sie zu Hilfe nehmen (TOGAF, BIZBOK, SAFe, EDGY)
- Ob Ihr aktuelles EA Tool das Richtige ist oder Sie hier ein Update benötigen (aus unserer Erfahrung ist HOPEX hier eine sehr gute Wahl, da es alle EA Anwendungsfälle out-of-the Box unterstützt)
- Wie Sie zukünftig potentielle Stakeholder mit Informationen versorgen möchten (Reporting Ebene)
Tipp vom EA-Experten
Wichtig ist außerdem, bei der Planung und dem Bestimmen der Anpassungen realistisch zu bleiben, was das eigene Unternehmen überhaupt braucht bzw. „verkraftet“. Denn nicht jede Änderung ist für jedes Unternehmen gleich gut geeignet oder umsetzbar.
Planen der Veränderungen
Nun geht es daran, die ersten Änderungsmaßnahmen zu identifizieren. Welche das sind, hängt ganz von dem oben herausgearbeiteten Ist-Zustand und der Frage ab, wohin sich die EA in Ihrem Unternehmen entwickeln soll.
Maßnahmenidee: EA-Baseline schaffen
Ein möglicher erster Schritt könnte sein, eine EA-Baseline zu schaffen. Hierbei handelt es sich um eine Art Grundgerüst oder Fundament der Enterprise Architecture, das den aktuellen Zustand der Architektur wiedergibt und für ein Business-IT-Alignment sorgt, da wir uns hier zum einen die IT-Seite (Applikationen und Technologien) als auch die Business Seite (Geschäftsprozesse und Fähigkeiten des Unternehmens) genauer unter die Lupe nehmen und diese miteinander verbinden.
Auf dieser Basis können dann erste kleinere EA-Services etabliert werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um Informationen und Analysen handeln, die für die Weiterentwicklung des Unternehmens interessant sind und sich so z.B. auf die Unternehmensstrategie, Projekte, Ressourcenplanung etc. auswirken.
Gut, dass es sowas wie EA gibt, um solche Informationen überhaupt erst transparent zu machen!
Maßnahmenidee: Softwareauswahl erleichtern
Ein weiterer Ansatz könnte sein, den Fachbereichen bei der Softwareauswahl zur Hand zu gehen. Hierbei kann das EA-Team seine Expertise einbringen, um die bestmögliche Auswahl zu treffen. Fragen wie „Haben wir schon eine Anwendung, die das kann?“, “Ist die neue Anwendung sicher?“ oder „Ist der Hersteller überhaupt in der Lage uns vernünftig zu supporten?“ können hierbei fachgerecht beantwortet und geklärt werden.
Ein EA-Service, der gerade in technisch eher nicht so versierten Fachabteilungen mitunter viel Stress und Unsicherheiten beseitigen kann. Natürlich lassen sich in einem EA-gestützten Softwareauswahlprozess aber auch weitere Unsicherheiten wie Datenschutz- und Compliance-Fragen oder Fragen zur IT-Security spürbar leichter klären.
Tipp vom EA-Experten
Sie könnte aber auch bereits hier mit der Bildung einer EA-Community für das Unternehmen beginnen. Dabei geht es darum, möglichst viele potentielle Stakeholder in ein regelmäßiges Meeting einzuladen und zusammen mit ihnen aktuelle Pain-Points zu identifizieren. Der große Vorteil: Sie haben alle wichtigen Gatekeeper, Beeinflusser und Entscheider von Anfang an mit am Tisch – und damit sprichwörtlich im gemeinsamen Boot, wenn es ablegt.
Definition der Meilensteine
Nun, da Sie eine klare Vorstellung davon haben, wo Sie hinwollen – und welche Maßnahmen dazu notwendig sind – gilt es, sinnvolle Meilensteine zu definieren. Diese helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen und das große Ganze im Blick zu behalten. Sie können beispielsweise die Implementierung bestimmter Tools, die Durchführung von Schulungen oder das Erreichen bestimmter Ziele in der Entwicklung der Architektur darstellen.
Implementieren der Anpassungen
Die Implementierung der geplanten Veränderungen ist ein zentraler Schritt im Optimierungsprozess der Unternehmensarchitektur. Diese Phase ist gekennzeichnet durch die Transformation von Theorie in Praxis, von Ideen in Aktionen und von Planungen in lebendige Prozesse. Dabei ist besonders wichtig, die ausgearbeiteten Konzepte in handhabbare, wiederholbare EA-Services und Prozesse zu überführen. Oder anders ausgedrückt: Nun ist es Zeit, die ersten „echten“ EA-Services aufzusetzen und den entscheidenden Unternehmensteilen bereitzustellen.
Sie benötigen ein wenig Inspiration, mit welchen Services Sie starten sollten? Kein Problem, denn obwohl Ihr individueller Maßnahmenmix natürlich maßgeblich
- von Ihrer aktuellen EA-Situation,
- den bestehenden Unternehmensprozessen,
- der Organisationsstruktur
und vielen anderen Faktoren abhängt, gibt es dennoch einige Beispiele für EA-Services, mit denen man als Enterprise Architect, Digital Transformation Manager (DTM) oder einer vergleichbaren Rolle eigentlich immer ins Schwarze trifft.
EA-Service 1: Management der Unternehmensarchitektur
Der erste EA-Service könnte sich beispielsweise auf das Management der Unternehmensarchitektur fokussieren. Dabei geht es nicht nur um eine grundlegende Überwachung der Architektur, sondern vor allem um die Schaffung von Transparenz für alle Stakeholder im Unternehmen – gerade in der Geschäftsführung. Diese Dienstleistung könnte regelmäßige Berichte erstellen, die ein detailliertes Bild des aktuellen Unternehmens liefern. Die Reports könnten dabei beispielsweise aufzeigen,
- welcher Prozess wie gut durch welche Anwendung unterstützt wird,
- wo noch veraltete Technologien im Einsatz sind,
- welche Fähigkeiten des Unternehmens gut ausgebaut sind
- wo welche Digitalisierungsinitiative greift
oder wo akuter Handlungsbedarf besteht.
Übrigens: Eine ausgereifte EA-Software wie HOPEX unterstützt Sie bei diesem Vorhaben gleich in mehrerer Hinsicht. Sie ermöglicht nämlich nicht nur das darstellen der Informationen. Neuerdings können Sie sogar von KI-gestützten Funktionen zum Einsammeln und Auswerten von Informationen profitieren. Etwa in Form von Zusammenhangswissen (Business IT Alignment) über die IT-Landschaft. Das Ergebnis: Ein genzheitlicher Blick auf die Geschäftsprozesse und Unternehmensfähigkeiten (Capabilities).
EA-Service-Effekt: Transparenz und Information
Durch diesen EA-Service entsteht eine konstante Informationsbasis, die für Entscheidungsträger im Unternehmen von großem Wert sein kann.
EA-Service 2: Unterstützungsprozess zur Softwareauswahl
Der zweite EA-Service könnte einen strukturierten Prozess zur Unterstützung der Softwareauswahl bereitstellen. Kommt Ihnen bekannt vor? Stimmt, genau diesen Service haben wir weiter oben schon einmal kurz angeschnitten. Nun wird es aber deutlich konkreter, dieser EA-Service könnte nämlich aus mehreren Phasen bestehen:
- Unterstützung bei der Bedarfsanalyse: Zunächst könnte eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um zu verstehen, welche Anforderungen an die neue Software gestellt werden.
- Anforderungskatalog erstellen: Anschließend ließe sich beispielsweise ein EA-gestützter Anforderungskatalog erstellen, der alle spezifischen Bedürfnisse auflistet.
- Marktscreening und Vorauswahl: Mit diesem Katalog könnte dann eine Marktanalyse durchgeführt werden, um potenziell geeignete Softwarelösungen zu identifizieren.
- Softwareauswahl: Schließlich könnte eine Evaluations- und Auswahlphase folgen, in der die identifizierten Softwarelösungen hinsichtlich ihrer Eignung bewertet und die passendste Lösung ausgewählt wird.
EA-Service-Effekt:
Dieser EA-Service bietet einen systematischen und wiederholbaren Prozess, der die Qualität und Effizienz der Softwareauswahl verbessert – und gleichzeitig einen der größten Reibungspunkte zwischen Fachabteilungen und IT bereits frühzeitig verhindert.
EA-Service 3: Plattform zur Sammlung und Bearbeitung von Pain Points
Der dritte EA-Service könnte schließlich eine Plattform zur Identifikation und Bearbeitung von Pain Points im Unternehmen bieten. Pain Points sind Probleme oder Herausforderungen, die von den Mitarbeitenden im täglichen Geschäft wahrgenommen werden.
Diese Plattform könnte einen sicheren Raum bereitstellen, in dem diese Pain Points offen (und gegebenenfalls anonym) angesprochen und diskutiert werden können. Dabei könnte ein Fokus darauf liegen, gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten und diese mit Hilfe von EA-Methoden anzugehen.
EA-Service-Effekt:
Dieser Service könnte nicht nur dazu beitragen, Probleme effektiv zu lösen, sondern auch dazu, eine Kultur der offenen Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern.
Wie geht es weiter? Erfolgreich!
Sind die ersten EA-Anpassungen erst einmal implementiert, wird sich vieles im Unternehmen ändern – oder besser gesagt: bereits geändert haben. Inzwischen dürfte der Mehrwert der Unternehmensarchitektur für zahlreiche Stakeholder nämlich konkret greifbar geworden sein.
Wie Sie als Enterprise Architect oder Digital Transformation Manager die anfängliche Dynamik effektiv nutzen, welche nächsten sinnvollen Schritte folgen sollten und wie Sie nun selbst den hartnäckigsten Skeptiker von den Vorteilen der EA überzeugen können, erläutern wir in unseren kommenden Beiträgen.
